Xây dựng và Quản lý Quy trình: Chìa Khóa Thành Công cho Doanh Nghiệp

Bạn có muốn doanh nghiệp của mình hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất? Bí quyết nằm ở việc xây dựng và quản lý quy trình một cách bài bản.

Trong thế giới kinh doanh đầy biến động, việc tối ưu hóa hoạt động không chỉ là mục tiêu mà còn là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Và chìa khóa để đạt được điều đó chính là xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả.

Quy trình tốt sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động, giảm thiểu sai sót, lãng phí, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, và sự hài lòng của khách hàng.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để xây dựng và quản lý quy trình một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững.

Quy trình là gì?

Quy trình là một chuỗi các hoạt động được liên kết với nhau theo một trình tự nhất định, nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể.

Nói cách khác, quy trình là một bản hướng dẫn chi tiết, mô tả từng bước cần thực hiện để hoàn thành một công việc.

Các nhóm quy trình chính trong doanh nghiệp:

  • Quy trình cốt lõi (Core Processes):

Đây là những quy trình trực tiếp tạo ra giá trị cho khách hàng, liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ chính của doanh nghiệp.

  • Quy trình hỗ trợ (Support Processes):

Các quy trình này hỗ trợ cho các quy trình cốt lõi, đảm bảo hoạt động trơn tru của doanh nghiệp.

  • Quy trình quản lý (Management Processes):

Các quy trình này liên quan đến việc hoạch định chiến lược, lập kế hoạch, kiểm soát và cải tiến các quy trình khác.

Mục đích của quy trình

  • Chuẩn hóa các bước công việc:

Việc áp dụng quy trình đảm bảo mọi người đều thực hiện công việc theo một cách thống nhất, giảm thiểu sự khác biệt sai sót.

  • Hướng dẫn cho người thực hiện

Quy trình sẽ làm các bước cần thực hiện, từ đó mỗi người sẽ biết chính xác công việc của mình , cần làm những làm như thế nào.

  • Xác định rõ trách nhiệm

Quy trình sẽ phân định trách nhiệm của các đối tượng tham gia, từ đó giảm thiểu tình trạng nhiều người cùng làm một việc hoặc không ai chịu trách nhiệm.

  • Kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc

Quy trình sở để kiểm tra xem công việc đang được thực hiện đúng tiến độ & đạt chất lượng đầu ra yêu cầu hay chưa.

  • Củng cố quản lý

Việc áp dụng quy trình làm việc sẽ đưa mọi hoạt động vào khuôn khổ, gây dựng sức mạnh tập thể, từ đó tạo nên thuận lợi cho quản giải phóng các cấp điều hành tại tổ chức/ doanh nghiệp.

Đặc điểm của quy trình

Đặc điểm của quy trình
Đặc điểm của quy trình

Các bước xây dựng và quản lý quy trình

Các bước xây dựng và quản lý quy trình
Các bước xây dựng và quản lý quy trình

1. Thiết kế quy trình

Các bước thiết kế quy trình
Các bước thiết kế quy trình

1.1. Xác định nhu cầu, phạm vi, mục đích

  • Xác định rõ mục tiêu của quy trình. Mục tiêu này có thể là cải thiện hiệu suất, giảm chi phí, tăng tính nhất quán, hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể khác.
  • Định rõ phạm vi áp dụng của quy trình, bao gồm các phòng ban, các bộ phận liên quan và các loại công việc hoặc nhiệm vụ sẽ được quy trình điều chỉnh.

1.2. Khảo sát, phân tích, đánh giá hiện trạng

  • Khảo sát quy trình hiện tại:

Thu thập thông tin về tài liệu quy trình hiện tại.

Phỏng vấn các nhân viên chính để hiểu rõ cách quy trình hiện tại hoạt động và những điểm cần cải thiện.

  • Phân tích quy trình hiện tại:

Sử dụng các công cụ tính toán, phân tích số liệu khảo sát (sơ đồ quy trình (flowchart), biểu đồ Ishikawa, phân tích SWOT,….)

  • Đánh giá quy trình hiện tại:

Đánh giá ưu, nhược điểm của quy trình hiện tại.

Đưa ra khuyến nghị cải tiến.

1.3. Mô tả quy trình mới

  • Vẽ lưu đồ:

Xác định các bước chính của quy trình, từ bước bắt đầu đến kết thúc.

Xác định trách nhiệm thực hiện của các cá nhân/ bộ phận tại từng bước.

Sử dụng các công cụ để tạo lưu đồ quy trình mô tả tiến trình các bước.

  • Diễn giải các bước của quy trình:

Mô tả chi tiết từng bước của quy trình.

Đảm bảo rằng mỗi bước đều có đầu vào và đầu ra rõ ràng, trách nhiệm của các cá nhân/ bộ phận, tương tác giữa các đối tượng tham gia vào quy trình và các tiêu chuẩn tiến độ/ chất lượng cần đạt được.

1.4. Hoàn thiện tài liệu quy trình

  1. Mục đích
  2. Phạm vi áp dụng
  3. Tài liệu tham khảo
  4. Định nghĩa và từ viết tắt
  5. Nội dung quy trình: Lưu đồ quy trình + Diễn giải quy trình
  6. Điều khoản thi hành
  7. Xử lý với các vi phạm
  8. Danh mục biểu mẫu đính kèm

2. Thực thi quy trình

Các bước thực thi quy trình
Các bước thực thi quy trình

3. Theo dõi, đánh giá quy trình

  • Theo dõi quy trình để đảm bảo rằng quy trình đang được vận hành như mong đợi và đạt được các mục tiêu đề ra.
  • Đánh giá hiệu quả của quy trình và thu thập phản hồi từ các bên liên quan để xác định các cơ hội cải tiến.
  • Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, tổ chức/ doanh nghiệp có thể sử dụng chỉ số PPIs (Process Performance Indicators). Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Đo lường độ hài lòng của KH/ người tiếp nhận kết quả đầu ra.

Nhóm chỉ số về thời gian: Đo lường thời gian hao phí để thực hiện đưa kết quả cuối cùng.

Nhóm chỉ số về chi phí: Đo lường các loại chi phí như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình;…

4. Điều chỉnh, tối ưu quy trình

Điều chỉnh và tối ưu quy trình
Điều chỉnh và tối ưu quy trình

Xây dựng và quản lý quy trình là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự nỗ lực, tâm huyết của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy trình tốt sẽ hoạt động hiệu quả hơn, đạt được nhiều thành công hơn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về xây dựng và quản lý quy trình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Tài nguyên liên quan

08/23/2017

Quyền chọn cổ phiếu ESOP là gì? – Giải pháp thu hút và giữ nhân sự chủ

Đãi ngộ Quyền chọn cổ phiếu ESOP là gì?

Chủ đề thu hút và giữ nhân sự chủ chốt đang được nhắc đến thường xuyên trên các mặt báo ở Việt Nam hiện nay. Khủng hoảng kinh tế dẫn đến trên 100 ngàn doanh nghiệp phá sản hoặc ngừng hoạt động thì tác động của nó đối với thị trường lao động là khủng khiếp. Trong tình hình tài chính khó khăn, dòng tiền mặt hạn chế, áp lực giữ chân nhân sự chủ chốt đối với các chủ doanh nghiệp là hết sức lớn. Đãi ngộ quyền chọn cổ phiếu (ESOP) sẽ là giải pháp hay, một lựa chọn khôn ngoan cho các doanh nghiệp Việt Nam. Vậy ESOP là gì?

alt-esop 1

Khái quát về đãi ngộ bằng cổ phiếu

Có sự trùng hợp là một số phương tiện thông tin đại chúng đang nói nhiều về hình thức đãi ngộ bằng cổ phiếu (Employee Stock Ownership Plan – ESOP) trong thời gian gần đây. Tại Việt Nam, đã có nhiều doanh nghiêp triển khai ESOP rất thành công, nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp thất bại, tạo ra bất ổn tâm lý đối với người lao động hoặc tranh cãi giữa các cổ đông. Sự thất bại ở đây có lẽ là do một số doanh nghiệp khi áp dụng nhưng chưa hiểu đúng bản chất của ESOP; hoặc lựa chọn các chương trình ESOP; hoặc triển khai vào thời điểm chưa phù hợp.

Đãi ngộ bằng cổ phiếu là hình thức được sử dụng phổ biến trên thế giới. Có 475/500 công ty trong top 500 công ty lớn nhất thế giới áp dụng các chương trình đãi ngộ cổ phiếu cho nhân viên. Hầu hết các nhân sự chủ chốt của các Tập đoàn lớn như Coca cola, Pepsi Yahoo, Apple, Microsoft, IBM….đều được áp dụng hình thức đãi ngộ này. Chúng ta đã biết rằng Lương của CEO hãng máy tính HP chỉ là 1USD nhưng thu nhập hàng năm là 16 triệu USD chủ yếu đến từ cổ phiếu. Ngay như Steve Jobs- CEO của Apple trước đây cũng chỉ nhận lương tượng trưng là 1USD, nhưng thu nhập đến từ cổ phiếu là 2 tỷ USD trong 6 năm. Như vậy, mục đích của đãi ngộ bằng cổ phiếu trong các doanh nghiệp là nhằm thu hút, giữ chân nhân viên giỏi, tạo động lực mạnh mẽ và gắn lợi ích của người lao động với các cổ đông.

Các chương trình đãi ngộ bằng Cổ phiếu

Đãi ngộ bằng cổ phiếu cho nhân viên có một số chương trình cơ bản như:
• Chương trình cổ phiếu thưởng (ESOP 1)
• Chương trình mua cổ phiếu ưu đãi (ESOP 2)
• Chương trình quyền chọn mua cổ phiếu (ESOP 3)

Các chương trình ESOP 1 và ESOP 2 được áp dụng khá phổ biến ở Việt Nam trong nhiều năm qua cho dù nội dung chương trình ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Điểm chung của hai chương trình ESOP 1 và ESOP 2 là người lao động phải dùng tiền mặt ngay từ đầu để mua cổ phiếu; hoặc doanh nghiệp phải bỏ tiền mặt mua cổ phiếu quỹ hay tạo lập quỹ cổ phiếu từ lợi nhuận của doanh nghiệp để thưởng hoặc bán cho nhân viên. Đây chính là điểm hạn chế của 2 chương trình ESOP 1 và ESOP 2 trong bối cảnh áp lực thiếu tiền mặt của cả doanh nghiệp và người lao động trong thời kỳ khủng hoảng hiện nay.

Chương trình ESOP 3 có những ưu điểm khác biệt đó là đãi ngộ cho nhân viên mà không tạo áp lực về tiền măt cho cả doanh nghiệp và người lao động, hơn nữa nó gắn lợi ích của nhân viên với kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

alt-esop 2

Bản chất của chương trình Quyền chọn mua cổ phiếu (ESOP3)

Chương trình Quyền chọn cổ phiếu (Employee Stock Option Program – ESOP /SO) là một hình thức tiêu biểu của chính sách đãi ngộ bằng cổ phiếu được áp dụng tại hầu hết ở các Tập đoàn lớn tại nhiều quốc gia như Mỹ, Anh, Australia, Canada…Do đặc điểm của SO là các thành viên của chương trình được hưởng lợi ích khi giá cổ phiếu của doanh nghiệp tăng lên trong tương lai, trong khi họ không phải bỏ tiền mặt ra mua cổ phiếu ngay từ đầu, nó gắn liền với kết quả công việc của mỗi nhân viên và kết quả sản xuất kinh doanh của cả doanh nghiệp, vì thế mà tính tích cực của chương trình này đã được khẳng định rộng rãi trong nhiều thập kỷ qua ở các Tập đoàn lớn trên thế giới.

Bản chất của chương trình SO được hiểu đơn giản qua thí dụ: Ngày 05/01/2016 Doanh nghiệp (A) ký với nhân viên (B) một thỏa thuận cam kết phát hành cho B quyền được mua 1.000.000 cổ phiếu, chia đều ra trong vòng 5 năm với giá là X đồng/1 cổ phiếu và giá này không thay đổi trong suốt 5 năm của chương trình. Tại thời điểm từng năm, nếu B thấy giá cổ phiếu của A trên thị trường cao hơn giá thỏa thuận được quyền mua ban đầu thì bỏ tiền mặt ra thực hiện quyền mua và bán để hưởng chênh lệch. Nếu B kỳ vọng giá cổ phiếu của A có thể sẽ tiếp tục tăng cao trong những năm tới thì có thể để dành quyền đến 4 hoặc 5 năm mới thực hiện mua để hưởng lợi cao hơn. Trong trường hợp rủi ro giá cổ phiếu của A qua từng năm thấp hơn hoặc bằng so với thời điểm 05/01/2016 thì B không thực hiện quyền mua, trong trường hợp này cả B và A đều chẳng thiệt hại đồng nào. Như vậy với chương trình này cả người mua và người bán đều được hưởng lợi khi giá cổ phiếu tăng và không thiệt hai gì khi giá cổ phiếu giảm và không bao giờ phải lo lắng đến câu chuyện tiền mặt.

Để được hưởng lợi ích thì cả A và B phải nỗ lực làm cho giá trị doanh nghiệp ngày càng tăng, do vậy A sẽ gắn số lượng quyền được thực hiện của B theo từng năm với hiệu suất công việc (KPI) của nhân viên, và B có động lực để làm việc tốt. Đây chính là đòn bẩy mạnh mẽ giúp cho doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng.

Ths. Nguyễn Đức Tú

(Còn tiếp Phần 2:  Nội dung cơ bản của chương trình đãi ngộ ESOP3)

08/23/2017

Quản trị nhân sự là gì?

Ngày nay người ta bắt đầu nói nhiều về quản trị nhân sự. Khi người ta nói đến một doanh nghiệp, một giám đốc làm ăn thua lỗ, không phải do thiếu vốn, thiếu trang thiết bị, thiếu mặt bằng… mà người ta chỉ ngay đến người đó không đủ năng lực điều hành công việc và thiếu sự trang bị về kiến thức quản trị nhân sự hoặc thiếu kinh nghiệm trong chiến lược con người. Nhưng quản trị nhân sự là gì? Hiểu thế nào về quản trị nhân sự ?

quản trị nhân sự là gì
Thế nào là quản trị nhân sự?

Một vị giám đốc từng nói: Học vấn kinh doanh cơ bản của tôi không ngoài điều: đó là về con người, tiền bạc và công việc xem ra mới thấy rằng ngày nay muốn làm được việc vĩ đại hay thành đạt trong kinh doanh thì cần phải biết sử dụng nhân tài, phải biết khai thác nguồn nhân lực và phối hợp sự hoạt động của con người trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp làm ăn kém hiệu quả chính là sự thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của nhà quản trị, không biết cách khai thác nguồn nhân sự và sự lãng phí không thể tưởng tượng được về các nguồn nhân lực và vật lực.

Vì thế, có thể nói quản trị nhân sự là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, bởi vì nó động chạm đến những con người cụ thể với những hoàn cảnh và nguyện vọng, sở thích, cảm xúc và văn hóa riêng biệt. Giáo sư người Mỹ Dinock cho rằng: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”; còn Giáo sư Felix Migro thì cho rằng: Quản trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được.

Chức năng quản trị nguồn nhân sự liên quan đến các công việc hoạch định nhân sự, tuyển mộ, chọn lựa, hướng dẫn, đào tạo, huấn luyện và phát triển nghề nghiệp của nhân viên.

Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hành được doanh nghiệp cả hiện tại lẫn tương lai. Quản trị nhân sự phải được xem xét theo quan điểm hệ thống. Việc xác định nguồn nhân sự, vấn đề tuyển chọn, sắp xếp đề bạt, đào tạo và phát triển, đánh giá nhân viên v.v… cần phải được đặt trên cơ sở khoa học, trong mối liên hệ tương quan với nhiều vấn đề và chức năng khác của quản trị. Chúng được xem xét xuất phát từ các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, từ các chính sách nhân sự, kế hoạch và các điều kiện của môi trường.

Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản trị, bởi con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người có năng lực, phẩm chất phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị.

Ðiều đáng lưu ý, mối quan tâm cơ bản của tất cả các nhà quản trị là thực hiện 2 nguyên tắc mối liên hệ công việc và con người – công việc phải phù hợp.

-Mối quan hệ công việc: nền tảng của quản trị có hiệu quả nguồn nhân lực yêu cầu rằng tất cả các quyết định nhân sự phải được dựa trên cơ sở yêu cầu nhiệm vụ: đó là tiêu chuẩn sử dụng trong thuê mướn, đánh giá, thăng thưởng nhân viên phải ràng buộc chặt chẽ với thực hiện công việc.

-Cốt lõi của mối quan hệ công việc là con người -công việc phải phù hợp: đó là quá trình bố trí nhân viên phù hợp, đáp ứng với yêu cầu công việc. Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những kỹ năng của nhân viên, hiểu biết về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn công việc. Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện với hiệu quả cao và đạt được sự thỏa mãn của nhân viên, duy trì được những nhân viên có hiệu quả ở mức cao và hạ thấp sự vắng mặt.

Chức năng cơ bản của quản trị bao gồm:

  • Chức năng hoạch định
  • Chức năng tổ chức
  • Chức năng lãnh đạo

Nhiều người xem các chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản trị. Những chức năng hợp thành quá trình quản trị này, quá trình được hợp thành 1 cách từ từ để 1 việc nào đó đều liên quan đến quản trị bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản trị nào. Khi luận giải về vấn đề này, các nhà quản trị Harold, Koontz và Cyril nói: “Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám thị, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ quan của chính phủ đều làm cùng một việc. Với tư cách nhà quản trị tất cả những người này phần nào đều tiến hành theo công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con người. Với tư cách nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này hay lúc khác đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị”. Thậm chí một quản trị gia được việc cũng sử dụng các chức năng quản trị này, mặc dù trong nhiều trường hợp các chức năng này cũng được sử dụng theo trực giác.

Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở nên quan trọng. Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cách hiệu quả nhất để hoàn thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực.

Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

(1) Phân tích công việc

(2) Tuyển dụng nhân viên

(3) Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên

(4) Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên.

Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với việc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự?