11/04/2020

Quy trình xây dựng BSC&KPI hiệu quả cho các Doanh nghiệp Việt Nam

Những bước quan trọng để có thể xây dựng BSC&KPI một cách cho doanh nghiệp tại Việt Nam và áp dụng vào trong quản lý thực tế của chủ doanh nghiệp.

quy trình xây dựng kpi

5 bước xây dựng BSC&KPI

1. Xây dựng BSC&KPI cấp công ty

2. Xây dựng BSC&KPI cấp phòng, ban

3. Xây dựng KPI cấp nhân viên

4. Thiết lập các bảng KPI cho 100% CBNV

5. Thiết lập quy chế, quy trình biểu mẫu áp dụng KPI

Xem chi tiết tại đây

16/03/2024

Tầm quan trọng của thay đổi tư duy lãnh đạo trong áp dụng KPI

Trong bất kỳ tổ chức nào, việc quyết định áp dụng KPI đều đến từ ban lãnh đạo. Vì vậy, tư duy của lãnh đạo sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của việc áp dụng KPI.

Các lãnh đạo có tư duy cũ kỹ, bảo thủ thường không ủng hộ việc áp dụng KPI. Họ lo sợ rằng KPI sẽ làm giảm quyền lực của họ hoặc khiến họ mất kiểm soát. Trong khi đó, các lãnh đạo có tư duy hiện đại, cấp tiến lại nhìn nhận KPI như một công cụ hữu ích để nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.

Để áp dụng KPI thành công, lãnh đạo cần có một số yếu tố then chốt trong tư duy như: sẵn sàng thay đổi, mở rộng quan điểm, tập trung vào mục tiêu lâu dài, coi trọng con người, và không ngừng học hỏi đổi mới. Những yếu tố này sẽ giúp lãnh đạo vượt qua được các rào cản tâm lý ban đầu và thực hiện áp dụng KPI một cách hiệu quả.

Thách thức về tư duy lãnh đạo truyền thống

  • Tư duy lãnh đạo truyền thống thường tập trung vào kết quả ngắn hạn hơn là tầm nhìn dài hạn. Lãnh đạo chỉ quan tâm đến việc đạt được các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn mà không chú trọng đến sự phát triển bền vững.
  • Do tư duy ngắn hạn, các nhà lãnh đạo truyền thống thiếu tầm nhìn xa về tương lai của doanh nghiệp. Họ không đầu tư cho tương lai mà chỉ tập trung vào hiện tại. Điều này khiến doanh nghiệp dễ bị tụt hậu so với các đối thủ.
  • Họ cũng ít quan tâm đến con người – nhân viên chỉ được coi là công cụ sản xuất chứ không phải tài sản quý giá nhất. Chính sách đãi ngộ và đào tạo thường bị bỏ qua.

Những thách thức này cho thấy tầm quan trọng của việc thay đổi tư duy lãnh đạo truyền thống để áp dụng KPI hiệu quả. Các nhà lãnh đạo cần có tầm nhìn xa hơn, tập trung vào con người và quan tâm đến sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Lợi ích khi thay đổi tư duy lãnh đạo

Việc thay đổi tư duy lãnh đạo truyền thống sang tư duy lãnh đạo hiện đại sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

  • Giúp tăng cam kết và động lực làm việc của nhân viên: Thay vì ra lệnh một chiều, lãnh đạo hiện đại sẽ lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo cảm giác được trân trọng và thúc đẩy họ nỗ lực hơn vì mục tiêu chung.
  • Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Môi trường làm việc dân chủ, cởi mở và nhân văn hơn sẽ khuyến khích sáng tạo, đổi mới và hợp tác hiệu quả giữa các bộ phận.
  • Nâng cao hiệu quả áp dụng KPI dài hạn: Thay vì chỉ tập trung vào kết quả ngắn hạn, lãnh đạo hiện đại coi trọng quá trình và phát triển bền vững. Họ linh hoạt điều chỉnh mục tiêu phù hợp với bối cảnh, tạo động lực cho nhân viên phấn đấu.

Như vậy, thay đổi tư duy sẽ mang lại những lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp và nhân viên cùng phát triển. Đây là yếu tố then chốt để áp dụng KPI thành công.

Vượt qua khó khăn ban đầu

Để thay đổi tư duy lãnh đạo của một tổ chức là một quá trình khó khăn và mất thời gian. Các nhà lãnh đạo cần kiên trì và có chiến lược để vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu.

  • Truyền đạt rõ ràng tầm nhìn và mục đích của việc thay đổi cho toàn bộ tổ chức: Các nhà lãnh đạo cần liên tục nhắc nhở và truyền cảm hứng cho nhân viên hiểu tầm quan trọng của việc thay đổi để đạt được mục tiêu chung.
  • Các nhà lãnh đạo cần kiên nhẫn và kiên định: Thay đổi tư duy không thể xảy ra ngay lập tức mà cần thời gian để nhân viên làm quen và thích nghi. Các nhà lãnh đạo cần tiếp tục động viên và khích lệ nhân viên trong suốt quá trình, đồng thời cũng cần kiên định với mục tiêu và không từ bỏ dễ dàng.
  • Đào tạo và hướng dẫn nhân viên: Các nhà lãnh đạo nên tổ chức các khóa đào tạo về tư duy mới, cũng như hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên áp dụng trong thực tiễn. Điều này sẽ giúp nhân viên làm quen với cách làm việc mới hiệu quả hơn.
  • Lãnh đạo cần lắng nghe và tiếp thu phản hồi từ nhân viên: Điều này cho phép điều chỉnh quá trình thay đổi phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của tổ chức.

Bằng cách truyền đạt tầm nhìn, kiên nhẫn, đào tạo nhân viên và lắng nghe phản hồi, các nhà lãnh đạo có thể dẫn dắt tổ chức vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu khi thay đổi tư duy lãnh đạo.

Lợi ích cho doanh nghiệp

Việc thay đổi tư duy lãnh đạo để áp dụng KPI sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

  • Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên: Khi mục tiêu và kỳ vọng được xác định rõ ràng thông qua các chỉ số KPI, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn trách nhiệm và kết quả cần đạt được. Điều này thúc đẩy họ tập trung năng lượng vào những việc quan trọng, hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Nhìn chung, năng suất và hiệu quả làm việc của toàn bộ doanh nghiệp sẽ được cải thiện đáng kể.
  • Giảm chi phí vận hành khi áp dụng KPI: Các quy trình làm việc sẽ được tinh giản, tập trung vào những hoạt động tạo ra giá trị. Thời gian và nguồn lực sẽ không bị lãng phí vào công việc kém hiệu quả. Chi phí nhân sự và vận hành có thể giảm đáng kể nhờ nâng cao năng suất lao động.
  • Tăng khả năng cạnh tranh và khác biệt hóa: Thông qua KPI, doanh nghiệp có thể xác định những lĩnh vực then chốt cần tập trung nguồn lực để vượt trội hơn đối thủ. Sự khác biệt về năng lực cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường.

Như vậy, việc thay đổi tư duy lãnh đạo để áp dụng KPI sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đây chính là những lợi ích rất thiết thực và đáng kể mà các nhà quản lý cần nhận thức để có quyết định đúng đắn.

Lợi ích cho nhân viên

Áp dụng KPI và thay đổi tư duy lãnh đạo mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên.

  • Tăng cảm giác thỏa mãn và hạnh phúc: Khi mục tiêu công việc rõ ràng, KPI đo lường kết quả công việc công bằng và khách quan, nhân viên sẽ cảm thấy thỏa mãn hơn khi hoàn thành công việc. Điều này giúp tăng cảm giác hạnh phúc và ý nghĩa trong công việc.
  • Cải thiện động lực và tinh thần trách nhiệm: Với mục tiêu và KPI rõ ràng, nhân viên biết mình cần hoàn thành những gì và chủ động đảm nhận trách nhiệm hoàn thành công việc. Điều này thúc đẩy động lực làm việc và tinh thần trách nhiệm của mỗi người.
  • Phát triển kỹ năng và năng lực: Quá trình đo lường và đánh giá thông qua KPI giúp nhân viên nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. Từ đó, họ có thể chủ động phát triển kỹ năng và nâng cao năng lực để hoàn thành tốt hơn công việc.

Như vậy, thay đổi tư duy lãnh đạo và áp dụng KPI mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho đội ngũ nhân viên.

Kết luận

KPI không chỉ đơn thuần là công cụ đo lường hiệu quả. Đó là cơ hội để lãnh đạo chuyển đổi, nâng cao năng lực quản trị và phát huy tiềm năng con người. Nhưng muốn vậy, lãnh đạo phải sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân, thay đổi cách nhìn nhận và hành động. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để tổ chức vươn tới thành công.

Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp khi xây dựng và triển khai KPI, Tư vấn VietEz đã kết hợp cùng ICT4D Việt Nam phát triển phần mềm quản trị nhân sự toàn diện HROffice, mang đến cho người dùng một sản phẩm công nghệ với giá trị tư vấn chuyên môn cao. HROffice được thiết kế đầy đủ các chức năng trong quản trị nhân sự doanh nghiệp đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế về mặt chuyên môn nghiệp vụ cũng như về mặt kỹ thuật. Doanh nghiệp không còn phải đau đầu về việc xây dựng các hệ thống quy trình hay vất vả trong việc kết hợp các quy trình đó trên các sản phẩm khác nhau về một mối, bởi tất cả các bước từ quản lý nhân sự, tuyển dụng – đào tạo, quản lý công việc, đánh giá hiệu suất, đánh giá năng lực cho tới lương 3P và đãi ngộ đã được thiết lập sẵn trên phần mềm, người dùng chỉ cần đăng nhập trên nền tảng web là có thể ngay lập tức sử dụng.

HROffice – Phát triển bởi Tư vấn VietEz và ICT4D Vietnam 

Công ty tư vấn và phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu Việt Nam.

Để nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản trị nhân sự HROffice, bạn có thể liên hệ Tại đây .

08/03/2024

Định nghĩa lại lãnh đạo: Xây dựng động lực bằng cách từ bỏ sự ràng buộc của “Quản lý vi mô”

Lãnh đạo là nghệ thuật truyền cảm hứng và dẫn dắt con người. Trong thế giới ngày nay, khi năng lực và sự sáng tạo của nhân viên đóng vai trò then chốt, việc áp dụng mô hình quản lý vi mô (micromanagement) đã trở nên lỗi thời và kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Thay vì kiểm soát chặt chẽ từng hành động của nhân viên, các nhà lãnh đạo hiện đại cần tập trung vào việc xây dựng động lực và trao quyền cho họ.

Quản lý vi mô là gì?

Quản lý vi mô được đặc trưng bởi sự kiểm soát quá mức, giám sát quá chặt chẽ và về cơ bản là sự thiếu tin tưởng vào khả năng thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên. Những nhà lãnh đạo quản lý vi mô cảm thấy họ không thể tin tưởng người khác và do đó gặp khó khăn trong việc giao phó nhiệm vụ. Quản lý vi mô nói lên sự thiếu tin tưởng vào người lãnh đạo thực hiện nó và tạo ra cảm giác tự ti ở người quản lý trải qua nó.

Exploring Management Styles: Is Micromanaging Illegal? How They Impact Your  Employment Rights - Hershey Law

Ảnh hưởng tiêu cực của quản lý vi mô:

  • Năng suất lao động giảm sút: Theo một nghiên cứu của Đại học Carnegie Mellon, năng suất lao động của nhân viên bị quản lý vi mô có thể giảm tới 30%. Khi bị kiểm soát quá mức, nhân viên cảm thấy mất đi sự tự chủ và không được tin tưởng, dẫn đến việc thiếu động lực và giảm hiệu quả công việc.
The True Financial Cost of Poor Productivity | SoftActivity
  • Tâm trạng làm việc tiêu cực: Quản lý vi mô tạo ra môi trường làm việc căng thẳng và thiếu tin tưởng, khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực và không được tôn trọng. Điều này dẫn đến sự bất mãn, giảm hứng thú với công việc và tăng nguy cơ rời khỏi tổ chức.
  • Gây ức chế sự sáng tạo: Khi bị kiểm soát chặt chẽ, nhân viên không có cơ hội để thử nghiệm và phát triển ý tưởng mới. Điều này kìm hãm sự đổi mới và sáng tạo, vốn là yếu tố quan trọng cho sự phát triển của tổ chức.
13 Signs You Have Work Burnout - Baton Rouge Clinic
  • Ra quyết định chậm trễ: Quản lý vi mô thường đi kèm với sự chậm trễ liên tục trong việc ra quyết định. Các nhà lãnh đạo nhất quyết yêu cầu mọi việc phải được thông qua họ trước khi đi đến quyết định cuối cùng, điều này làm trì hoãn cả quá trình ra quyết định. Những hành vi này góp phần làm tăng mức độ căng thẳng, các nhà quản lý có thể cảm thấy choáng ngợp trước nhu cầu liên tục được phê duyệt và nỗi sợ mắc phải sai lầm.

Lợi ích của việc từ bỏ quản lý vi mô:

  • Tăng năng suất lao động: Khi được trao quyền và tự chủ trong công việc, nhân viên sẽ cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng, từ đó có động lực để làm việc hiệu quả hơn.
  • Cải thiện tâm trạng làm việc: Môi trường làm việc tin tưởng và tôn trọng sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và vui vẻ hơn, từ đó tăng gắn kết và hiệu quả công việc.
  • Khuyến khích sự sáng tạo: Khi được tự do thử nghiệm và phát triển ý tưởng mới, nhân viên sẽ có nhiều đóng góp hơn cho tổ chức.

Giải quyết vấn đề quản lý vi mô với kỹ thuật “Máy bay không người lái”:

Khi máy bay không người lái bắt đầu trở nên phổ biến cho mục đích chụp ảnh, mọi người rất thích xem chúng bay lên độ cao lớn để có được góc nhìn toàn cảnh và tại một thời điểm nhất định, tiếp cận vật thể để ghi lại các chi tiết của nó với tầm nhìn tập trung hơn nhiều.
Kỹ thuật này cho biết rằng người lãnh đạo nên hoạt động giống như một chiếc máy bay không người lái: Với độ cao lớn để có được cái nhìn toàn cảnh về tình hình, các nhà lãnh đạo nên học cách giao nhiệm vụ và tin tưởng vào người quản lý của mình cũng như tạo không gian cho người quản lý thực hiện. Tuy nhiên, cả người lãnh đạo và người quản lý của họ nên biết rằng người lãnh đạo luôn có mặt và sẵn sàng “hạ xuống” nếu cần, đưa ra hỗ trợ kịp thời chính là đặc trưng của máy bay không người lái.
Bằng cách giải quyết vấn đề quản lý vi mô thông qua các phương pháp như kỹ thuật “máy bay không người lái” và thúc đẩy cách tiếp cận lãnh đạo trao quyền nhiều hơn, đặc biệt là giữa quản lý cấp cao và cấp trung, các tổ chức có thể tạo ra một môi trường thúc đẩy động lực, khuyến khích đổi mới và thúc đẩy thành công lâu dài.

___________________________________________________________________

HROffice – Phát triển bởi Tư vấn VietEz và ICT4D Vietnam 

Công ty tư vấn và phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu Việt Nam.

Để nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản trị nhân sự HROffice, bạn có thể liên hệ Tại đây .

23/02/2024

Liệu việc sử dụng mô hình phần mềm miễn phí có thật sự hoàn toàn miễn phí?

Trong những năm gần đây, phần mềm miễn phí đã trở nên ngày càng phổ biến. Có rất nhiều phần mềm miễn phí có sẵn cho nhiều mục đích khác nhau, từ chỉnh sửa ảnh đến chơi game. Tuy nhiên, liệu việc sử dụng mô hình phần mềm miễn phí có thật sự miễn phí?

Một số người cho rằng phần mềm miễn phí là hoàn toàn miễn phí, không phải trả bất kỳ khoản phí nào. Họ cho rằng việc sử dụng phần mềm miễn phí không phải trả tiền cho việc tải xuống, cài đặt hoặc sử dụng phần mềm.

Tuy nhiên, quan điểm này là chưa hoàn toàn chính xác. Trên thực tế, việc sử dụng mô hình phần mềm miễn phí vẫn có những chi phí đi kèm, dù trực tiếp hay gián tiếp. Khoản chi phí này có thể ở ngưỡng “chi trả được” với các công ty nhỏ bé, nhưng đối với các tổ chức, doanh nghiệp lớn thì có lẽ con số này sẽ nhân lên gấp bội lần.

1. Các mô hình phần mềm miễn phí hiện nay:

1.1. Phần mềm Tự do và Mã nguồn mở:

Free software (hay Libre software)

  • Có thể có hoặc không có mã nguồn.
  • Mang nghĩa tự do (không hẳn miễn phí), được sử dụng, sao chép, phân phối, sửa đổi (nếu có mã nguồn).
  • Phần mềm được phân phối theo các điều khoản cho phép người dùng chạy phần mềm cho bất kỳ mục đích nào cũng như nghiên cứu, thay đổi và phân phối phần mềm cũng như mọi phiên bản phù hợp.

Open source software

  • Có mã nguồn, được sử dụng, sao chép, phân phối, sửa đổi theo quy định trong giấy phép. 
  • Mang nghĩa nhóm nhiều người có thể cùng nhau phát triển dựa trên mã nguồn được cung cấp, cho phép bất cứ ai cũng có thể xem, chỉnh sửa, thay đổi hoặc sử dụng mã nguồn này để phát triển ra các phần mềm khác. 

FOSS (Free and open source software)

Vừa là free software lẫn open source software.

Lợi ích và Hạn chế khi sử dụng Phần mềm Tự do và Mã nguồn mở

Lợi íchHạn chế
Tiết kiệm chi phí: Phần mềm Tự do và mã nguồn mở thường miễn phí hoặc có giá thấp hơn so với phần mềm thương mại.Tăng tính linh hoạt: Phần mềm Tự do và mã nguồn mở thường có mã nguồn mở, cho phép người dùng tùy chỉnh hoặc sửa đổi phần mềm theo nhu cầu của mình.Yêu cầu kỹ thuật: Phần mềm Tự do và mã nguồn mở thường yêu cầu người dùng có kiến thức kỹ thuật nhất định để cài đặt, sử dụng và bảo trì phần mềm.Tính bảo mật: Phần mềm Tự do và mã nguồn mở thường có cộng đồng người dùng lớn, nhưng cũng có thể là mục tiêu của các cuộc tấn công bảo mật.Tính cam kết duy trì sự phát triển thấp do phần lớn OSS không có đơn vị chủ quản.Khó kiểm soát phiên bản và sự thay đổi mã nguồn.Phải tuân thủ theo các yêu cầu trong giấy phép.

1.2. Phần mềm dạng dịch vụ miễn phí (Freemium software):

  • Sử dụng miễn phí theo tài khoản, phần mềm cung cấp miễn phí phiên bản cơ bản, nhưng người dùng phải trả phí để sử dụng các tính năng cao cấp hơn.
  • Chủ yếu đáp ứng nhu cầu phần mềm chạy trên nền web.
  • Xuất phát điểm từ trào lưu “Phần mềm như dịch vụ” (SaaS – Software as a Service).

Lợi ích và Hạn chế khi sử dụng Phần mềm dạng dịch vụ miễn phí

Lợi íchHạn chế
Tiết kiệm chi phí: Phiên bản miễn phí của phần mềm dạng dịch vụ thường cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản, đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng.Thử nghiệm sản phẩm: Phiên bản miễn phí của phần mềm dạng dịch vụ cho phép người dùng thử nghiệm sản phẩm trước khi quyết định mua phiên bản cao cấp.Không cần sắm, cài đặt, bảo trì, hệ thống hay máy chủ.Các tính năng hạn chế: Phiên bản miễn phí của phần mềm dạng dịch vụ thường có các tính năng hạn chế, không đáp ứng nhu cầu của tất cả người dùng.Quảng cáo: Phiên bản miễn phí của phần mềm dạng dịch vụ thường hiển thị quảng cáo, có thể gây khó chịu cho người dùng.

2. Các chi phí mà doanh nghiệp thật sự phải trả khi sử dụng mô hình phần mềm miễn phí:

2.1. Chi phí về nhân lực

Phần mềm miễn phí không có nghĩa là hoàn toàn không tốn kém chi phí. Một trong những chi phí lớn nhất của việc sử dụng phần mềm miễn phí là chi phí nhân lực.

Khi sử dụng phần mềm miễn phí, doanh nghiệp phải bỏ ra nguồn lực đáng kể để tìm hiểu và nghiên cứu cách sử dụng phần mềm. Nhân viên IT cần dành thời gian để đọc tài liệu, tham gia các diễn đàn cộng đồng và tự mày mò để hiểu rõ cách phần mềm hoạt động.

Ngoài ra, do phần mềm miễn phí thường kém ổn định và thiếu tài liệu hỗ trợ chính thức, nhiều vấn đề có thể xảy ra trong quá trình sử dụng. Nhân viên IT phải dành nhiều thời gian để khắc phục sự cố và xử lý các lỗi phát sinh.

Tất cả những công sức này đều ảnh hưởng lớn tới năng suất làm việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí nhân công ẩn sau phần mềm miễn phí có thể lên tới hàng trăm triệu mỗi năm tùy theo quy mô sử dụng.

2.2. Chi phí tích hợp và bảo trì

Mặc dù phần mềm miễn phí có vẻ như không tốn kém gì, nhưng thực tế có rất nhiều chi phí ẩn về mặt tích hợp và bảo trì hệ thống.

Khi bạn sử dụng một giải pháp phần mềm miễn phí, bạn sẽ phải tự tích hợp nó vào hệ thống hiện tại của công ty. Điều này đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật và thời gian đáng kể từ đội ngũ CNTT của bạn. Họ cần nghiên cứu tích hợp phần mềm đó vào cơ sở hạ tầng và ứng dụng hiện có, đồng bộ dữ liệu, kiểm tra tính tương thích và xử lý bất kỳ sự cố nào phát sinh.

Ngoài ra, phần mềm miễn phí cũng đòi hỏi nhiều công việc bảo trì và nâng cấp hơn so với phần mềm thương mại. Do không có nhà cung cấp hỗ trợ, đội ngũ CNTT phải tự giám sát các bản cập nhật, vá lỗi bảo mật và khắc phục sự cố. Họ phải dành nhiều thời gian hơn để duy trì hoạt động ổn định của phần mềm miễn phí.

Như vậy, chi phí nhân lực cho tích hợp và bảo trì phần mềm là điều khó có thể tránh khỏi. Các công ty cần lưu ý rằng phần mềm miễn phí không thật sự miễn phí về mặt nhân sự CNTT.

2.3. Chi phí nâng cấp

Phần mềm miễn phí thường cho phép doanh nghiệp sử dụng phiên bản hiện tại mà không mất phí. Tuy nhiên, khi có phiên bản mới được phát hành, doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản phí để nâng cấp lên phiên bản đó.

Các nhà phát triển phần mềm miễn phí thường tạo ra các phiên bản mới thường xuyên, khoảng 6-12 tháng một lần. Nếu muốn luôn sử dụng phiên bản mới nhất, doanh nghiệp sẽ phải chi trả khoản phí nâng cấp này thường xuyên. Mức phí có thể thay đổi tùy theo từng nhà phát triển phần mềm.

Như vậy, mặc dù ban đầu sử dụng phần mềm miễn phí, nhưng về lâu dài doanh nghiệp vẫn phải chi trả một khoản phí định kỳ để nâng cấp lên các phiên bản mới nhằm duy trì tính năng và bảo mật của phần mềm. Chi phí này cần được tính đến khi quyết định chọn giải pháp phần mềm miễn phí.

2.4. Chi phí cho tính năng cao cấp

Phần mềm miễn phí thường chỉ cung cấp các tính năng cơ bản. Nếu muốn sử dụng các tính năng cao cấp hơn như báo cáo tùy chỉnh, tích hợp API, quản lý người dùng tinh vi hơn, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí.

Các nhà phát triển phần mềm miễn phí thường có các gói nâng cấp cao cấp để mở khóa những tính năng này. Chi phí cho các gói nâng cấp này có thể tương đương hoặc thậm chí cao hơn so với phần mềm thương mại.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm miễn phí, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng xem liệu các tính năng cơ bản có đáp ứng được nhu cầu hay không. Nếu cần nâng cấp lên các tính năng cao cấp hơn, chi phí bổ sung cho việc này cần được tính đến để đánh giá chi phí thực tế của việc sử dụng phần mềm miễn phí.

2.5. Chi phí cho dịch vụ hỗ trợ

Đa số phần mềm miễn phí chỉ cung cấp hỗ trợ cơ bản thông qua diễn đàn, tài liệu trực tuyến hoặc cộng đồng. Nếu doanh nghiệp gặp sự cố nghiêm trọng hay cần hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu, họ sẽ phải trả phí cho các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ các công ty tư vấn, với mức phí hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn đô la mỗi giờ tùy thuộc vào mức độ phức tạp.

Doanh nghiệp cần cân nhắc liệu họ có đủ nguồn lực nội bộ để vận hành và khắc phục sự cố cho phần mềm miễn phí hay không. Trong nhiều trường hợp, chi phí cho hỗ trợ chuyên nghiệp có thể vượt quá chi phí ban đầu của một giải pháp trả phí.

2.6. Chi phí huấn luyện

Phần mềm miễn phí thường không đi kèm tài liệu hướng dẫn chi tiết hay dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần tự đầu tư thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm.

Cụ thể, cần có khóa đào tạo bài bản, có chương trình và thời gian cụ thể để nhân viên làm quen với các tính năng và quy trình làm việc của phần mềm. Nhân viên IT cần dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng tài liệu và tự đào tạo bản thân trước khi có thể hỗ trợ và hướng dẫn người dùng khác. Điều này đòi hỏi nguồn nhân lực và thời gian đáng kể từ phía doanh nghiệp.

Chi phí huấn luyện nhân viên sử dụng là một khoản đầu tư không nhỏ mà doanh nghiệp cần tính đến khi lựa chọn phần mềm miễn phí. Nếu không có chi phí huấn luyện thích hợp, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian làm quen với phần mềm, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc.

Phần mềm miễn phí có vẻ là một giải pháp hấp dẫn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi chi phí ban đầu thấp. Tuy nhiên, các chi phí ẩn sau đó lại khá đáng kể. Nhìn chung, mặc dù không mất chi phí ban đầu, nhưng trong dài hạn việc sử dụng phần mềm miễn phí vẫn khiến doanh nghiệp phải bỏ ra khá nhiều nguồn lực về thời gian, nhân lực và tiền bạc. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ càng chi phí và lợi ích để đưa ra quyết định phù hợp với năng lực và nhu cầu thực tế của mình.

Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp khi lựa chọn các phần mềm để phục vụ công tác quản trị, Tư vấn VietEz đã kết hợp cùng ICT4D Việt Nam phát triển phần mềm quản trị nhân sự toàn diện HROffice, mang đến cho người dùng một sản phẩm công nghệ với giá trị tư vấn chuyên môn cao. HROffice được thiết kế đầy đủ các chức năng trong quản trị nhân sự doanh nghiệp đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế về mặt chuyên môn nghiệp vụ cũng như về mặt kỹ thuật. Doanh nghiệp không còn phải đau đầu về việc xây dựng các hệ thống quy trình hay vất vả trong việc kết hợp các quy trình đó trên các sản phẩm khác nhau về một mối, bởi tất cả các bước từ quản lý nhân sự, tuyển dụng – đào tạo, quản lý công việc, đánh giá hiệu suất, đánh giá năng lực cho tới lương 3P và đãi ngộ đã được thiết lập sẵn trên phần mềm, người dùng chỉ cần đăng nhập trên nền tảng web là có thể ngay lập tức sử dụng.

HROffice – Phát triển bởi Tư vấn VietEz và ICT4D Vietnam 

Công ty tư vấn và phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu Việt Nam.

Để nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản trị nhân sự HROffice, bạn có thể liên hệ Tại đây .

19/02/2024

Điều gì khiến phần mềm nhân sự “lệch pha” với nhu cầu doanh nghiệp?

Phần mềm quản trị nhân sự (HRMS) là một công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản trị. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng các phần mềm không thật sự đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Từ kinh nghiệm tư vấn cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và kinh nghiệm phát triển phần mềm nhân sự, VietEz đã đúc kết những nguyên nhân sau khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản trị nhân sự trên nền tảng số.

1.Nguyên nhân đến từ phía doanh nghiệp:

  • Doanh nghiệp chưa hiểu rõ về nhu cầu của mình: Phần mềm quản trị nhân sự là một công cụ đa năng, có thể đáp ứng được nhiều nhu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp nên xác định cụ thể về nhu cầu về chuyên môn nghiệp vụ muốn có trên phần mềm. Ví dụ, doanh nghiệp muốn đánh giá hiệu suất thì không thể sử dụng những phần mềm quản lý giao việc thông thường, hoặc khi doanh nghiệp muốn xây dựng cấu trúc lương 3P thì không nên lựa chọn những phần mềm chấm công tính lương đơn giản.
  • Doanh nghiệp chưa hiểu rõ về đặc thù của mình: Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng về quy mô, lĩnh vực hoạt động, văn hóa doanh nghiệp,… Do đó, phần mềm quản trị nhân sự cần phải phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Nếu phần mềm không phù hợp sẽ dẫn đến việc khó khăn trong việc sử dụng, không đáp ứng được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Ví dụ với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, chưa có nhu cầu chuyển đổi số toàn bộ quy trình nghiệp vụ lên phần mềm thì không nên lựa chọn những phần mềm mang tính tổng thể, dẫn đến tốn kém chi phí mà chỉ nên bắt đầu với những sản phẩm đơn lẻ phù hợp với quy mô của mình. 
  • Vội vàng trong quá trình chuyển đổi số: Việc chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự tham gia của nhiều bên liên quan. Nhiều doanh nghiệp quá vội vàng, không tìm hiểu kỹ càng cũng như chạy theo xu hướng đám đông, dẫn đến việc lựa chọn những phần mềm không thực sự phù hợp với thực trạng của tổ chức. 

2. Nguyên nhân đến từ phía công ty phát triển phần mềm:

  • Nhà phát triển phần mềm chưa thực sự hiểu hết về chuyên môn nghiệp vụ: Nhà phát triển phần mềm là những người chuyên về kỹ thuật, họ có kiến thức và kỹ năng về lập trình, thiết kế phần mềm,… Tuy nhiên, quản trị nhân sự là một lĩnh vực chuyên môn riêng, đòi hỏi kiến thức, kỹ năng chuyên sâu cũng như kinh nghiệm quản trị thực tế. Do đó, không có gì lạ khi những nhà phát triển phần mềm chưa thể truyền tải hết các nghiệp vụ chuyên môn cũng như các chiến lược quản trị thông qua phần mềm. Bên cạnh đó, các nhà phát triển phần mềm cũng chưa thể đưa ra khuyến nghị, tham mưu cho doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến xây dựng các hệ thống trong quản trị nhân sự một cách chuẩn chỉ. 
  • Thiếu dữ liệu, tài nguyên: Nhiều phần mềm quản trị nhân sự trên thị trường thường chỉ cung cấp những biểu mẫu, khung,… cho người dùng thay vì đi sâu vào cung cấp tài nguyên sẵn cho doanh nghiệp như kho chỉ số KPI, thư viện năng lực, … được thiết kế sẵn theo nhóm ngành nghề kinh doanh trên thị trường. Vì vậy, tuy các doanh nghiệp đã phải bỏ rất nhiều chi phí để sở hữu phần mềm nhưng vẫn phải tự thiết kế, tự hoạch định rất nhiều bước mới có thể thật sự đi vào sử dụng phần mềm. 
  • Thiếu sự quan tâm đến trải nghiệm người dùng: Nhiều phần mềm quản trị nhân sự có giao diện phức tạp, khó sử dụng. Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên phòng nhân sự gặp khó khăn trong việc sử dụng, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
  • Thiếu tính bảo mật: An ninh thông tin là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều nhà phát triển phần mềm chưa chú trọng đến vấn đề bảo mật trong thiết kế phần mềm quản trị nhân sự. Điều này có thể dẫn đến việc phần mềm dễ bị xâm nhập, đánh cắp thông tin.

3. Giải pháp và một số phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất trên thị trường:

Để khắc phục tình trạng các phần mềm quản trị nhân sự không đáp ứng được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp, doanh nghiệp và nhà phát triển phần mềm cần có sự phối hợp chặt chẽ, cùng nhau nâng cao hiểu biết về nhu cầu của doanh nghiệp, nghiệp vụ quản trị nhân sự và công nghệ.

Doanh nghiệp cần làm gì:

  • Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình về quản trị nhân sự, bao gồm các vấn đề như: quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, quy trình quản trị nhân sự hiện tại, các mục tiêu quản trị nhân sự cần đạt được,…
  • Khảo sát thị trường: Doanh nghiệp cần khảo sát thị trường để lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Khi khảo sát, doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề như: tính năng, giá cả, khả năng hỗ trợ khách hàng,…
  • Tham gia các hội thảo, triển lãm về phần mềm quản trị nhân sự: Tham gia các hội thảo, triển lãm về phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu thêm về các phần mềm trên thị trường và được tư vấn từ các chuyên gia.
  • Tập huấn cho nhân viên: Doanh nghiệp cần tổ chức tập huấn cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm để đảm bảo hiệu quả sử dụng.

Nhà phát triển phần mềm cần làm gì:

  • Tăng cường hiểu biết về nghiệp vụ quản trị nhân sự: Nhà phát triển phần mềm cần nâng cao hiểu biết về nghiệp vụ quản trị nhân sự để có thể thiết kế phần mềm đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, đồng thời nâng cao khả năng tham mưu cho doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm. 
  • Tập trung vào trải nghiệm người dùng: Nhà phát triển phần mềm cần thiết kế phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
  • Bổ sung dữ liệu, tài nguyên: Nhà phát triển phần mềm nên tập trung vào việc xây dựng tài nguyên dùng sẵn cho người dùng để tránh việc người dùng phải mất nhiều thời gian, nguồn lực và chi phí để xây dựng tài nguyên đưa vào phần mềm. 

Một số phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất trên thị trường:

Dưới đây là một số phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất hiện nay, được đánh giá cao về tính năng, giá cả và khả năng hỗ trợ khách hàng:

HROffice: 

Định hình tương lại, Quản trị hiện tại

Tính năng chính:

  • Quản lý công việc & Đánh giá hiệu suất KPI: HROffice cung cấp cho người dùng đầy đủ hệ thống BSC, OKR, KPI được Tư vấn VIET EZ thiết kế riêng phù hợp cho từng doanh nghiệp theo đặc thù ngành nghề. Nhà quản lý giờ đây không phải đau đầu về việc xây dựng và đánh giá KPI khi đã có phần mềm “Đánh giá hiệu suất”. Đem đến giá trị tư vấn KPI chuyên sâu và dịch vụ hỗ trợ mà không phần mềm nào có được.
  • Đánh giá năng lực: HROffice cung cấp từ điển và khung năng lực tiêu chuẩn được Tư vấn VIET EZ xây dựng theo chuẩn mực quốc tế cho các chức danh, lĩnh vực ngành nghề. Phần mềm giúp cho tổ chức, doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực thực tế của nhân viên, đưa ra các báo cáo phân tích, khuyến nghị về đào tạo phát triển và mức lương phù hợp cho từng nhân viên.
  • Lương 3P và đãi ngộ: HROffice thiết lập cấu trúc lương 3P tự động và linh hoạt, giúp doanh nghiệp chấm công, tính lương, quyết toán lương – thưởng theo thời gian, theo sản phẩm, theo KPI và năng lực. Quản lý hệ thống phúc lợi, BHXH, thuế TNCN trên cùng một nền tảng.
  • Quản lý tuyển dụng & đào tạo: HROffice cung cấp hệ thống thông tin, CV ứng viên, xếp lịch phỏng vấn đánh giá, phê duyệt tuyển dụng, …. Đồng thời, HROffice cũng giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động đào tạo, từ xây dựng kế hoạch, quản lý ngân sách, quản lý học viên – giảng viên, tài liệu đào tạo, test, đánh giá kết quả. Phần mềm kết nối với nền tảng E-learning để nâng cao hiệu quả cũng như tiết kiệm chi phí.
  • Quản lý nhân sự & Phát triển tổ chức: Nhà quản lý không còn phải tốn thời gian và công sức trong việc quản lý thời giờ làm việc, profile nhân viên, hợp đồng lao động, quá trình làm việc,…. Bên cạnh đó, HROffice giúp nhà quản lý xây dựng và quản lý cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, hoạch định định biên lao động, lộ trình công danh, kết nối với dữ liệu đánh giá năng lực và hiệu suất của mỗi nhân viên.

Ưu điểm:

  • HROffice là sự kết hợp giữa các Chuyên gia tư vấn nhân sự của VietEz – thương hiệu hàng đầu về tư vấn và triển khai ứng dụng hệ thống quản trị nhân sự quốc tế và các kỹ sư phần mềm giàu kinh nghiệm của ICT4DVIETNAM, trên nền tảng công nghệ của Luxcer Hoa Kỳ, từ đó đưa ra giải pháp tối ưu phù hợp với đặc thù doanh nghiệp trước khi chuyển giao phần mềm.
  • Kho tài nguyên khổng lồ, tùy biến: Hệ thống dữ liệu được thiết lập sau quá trình đi tư vấn nhiều năm cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau. HROffice cung cấp bộ thư viện KPI và thư viện năng lực cho tất cả các ngành nghề kinh doanh trên thị trường. 
  • Giải pháp chi phí phù hợp với từng doanh nghiệp: Với mô hình SaaS, doanh nghiệp không cần mua giấy phép phần mềm, cài đặt phần cứng hay xây dựng cơ sở dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí lớn lên tới hàng tỷ đồng cho một phần mềm ERP. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cũng không phải trả thêm phí hỗ trợ và bảo trì định kỳ, tiết kiệm thêm được khoảng 15 – 20% chi phí so với phần mềm on-premise.
  • An toàn, bảo mật: HROffice cung cấp trọn gói bao gồm server, nền tảng web, hệ thống sản phẩm phần mềm bảo mật 4 lớp. Mỗi doanh nghiệp được cài đặt một phần mềm riêng. HROffice cam kết không sử dụng kết hợp dịch vụ của bên trung gian thứ ba, do đó đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
  • Dễ sử dụng: Phần mềm HROffice được thiết kế với giao diện tối giản, hiện đại, dễ sử dụng, giúp người dùng có thể dễ dàng thao tác. Giao diện phần mềm được thiết kế theo hướng trực quan, với các biểu tượng và chức năng được sắp xếp khoa học. Phần mềm cũng cung cấp các hướng dẫn sử dụng chi tiết, giúp người dùng có thể nhanh chóng làm quen với phần mềm.
  • Triển khai dễ dàng: Chúng tôi không chỉ bán sản phẩm phần mềm mà bán dịch vụ tư vấn dựa trên phần mềm với chi phí rẻ. HROffice được tạo ra và duy trì chạy trên nền tảng web, và khách hàng có thể truy cập từ xa thông qua internet. Do đó doanh nghiệp có thể đăng ký Thuê hoặc Mua đứt, có thể sử dụng phần mềm ngay sau khi được chuyển giao.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

HROffice phù hợp với các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô và lĩnh vực khác nhau. Doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm quản trị nhân sự dễ sử dụng, có đầy đủ các tính năng cần thiết và giá cả hợp lý thì HROffice là một lựa chọn đáng cân nhắc. HROffice đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm triển khai các hệ thống quản trị nhân sự bởi ưu điểm cung cấp kho tài nguyên sẵn có cho khách hàng, giúp khách hàng có thể tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực xây dựng và vận hành hệ thống. 

BambooHR: 

Grow from good to great

Tính năng chính:

  • Quản lý hồ sơ nhân viên: Lưu trữ thông tin chi tiết của nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, lịch sử làm việc, lương thưởng, nghỉ phép,…
  • Quản lý chấm công: Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, tính lương, quản lý nghỉ phép, tính chi phí nhân công,…
  • Quản lý lương thưởng: Tính toán lương, thưởng, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội,…
  • Quản lý đào tạo: Theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên, quản lý các khóa học, đánh giá hiệu quả đào tạo,…
  • Quản lý tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên, tổ chức phỏng vấn, theo dõi tình trạng ứng tuyển,…
  • Theo dõi hiệu suất: Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu,…
  • Quản lý nghỉ phép: Quản lý các đơn xin nghỉ phép của nhân viên, theo dõi số ngày nghỉ phép còn lại,…
  • Báo cáo: Tạo các báo cáo chi tiết về nhân sự, chẳng hạn như báo cáo chi phí nhân công, báo cáo nghỉ phép, báo cáo hiệu suất,…

Ưu điểm

  • Dễ sử dụng: BambooHR có giao diện trực quan, dễ điều hướng, ngay cả với những người không am hiểu về công nghệ. Phần mềm được thiết kế đơn giản, không có quá nhiều tính năng phức tạp, giúp nhân viên phòng nhân sự sử dụng hiệu quả.
  • Tính năng toàn diện: BambooHR cung cấp đầy đủ các tính năng quản trị nhân sự cơ bản, bao gồm: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý lương thưởng, quản lý đào tạo, quản lý tuyển dụng, theo dõi hiệu suất, nghỉ phép, báo cáo,… Phần mềm cũng tích hợp với nhiều ứng dụng khác, giúp doanh nghiệp mở rộng chức năng và tự động hóa các quy trình.
  • Hỗ trợ khách hàng tốt: BambooHR có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc của người dùng 24/7. Doanh nghiệp có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ qua điện thoại, email hoặc chat trực tuyến.
  • Bảo mật an toàn: BambooHR tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Nhược điểm

  • Giá cao: BambooHR không phải là phần mềm quản trị nhân sự rẻ nhất trên thị trường. Giá của phần mềm phụ thuộc vào số lượng người dùng và các tính năng sử dụng.
  • Tính năng tùy chỉnh hạn chế: BambooHR không cho phép tùy chỉnh giao diện và tính năng nhiều như một số phần mềm khác.
  • Không phù hợp với doanh nghiệp lớn: BambooHR được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp lớn có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô sử dụng BambooHR.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

BambooHR phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm quản trị nhân sự dễ sử dụng, có đầy đủ các tính năng cơ bản và hỗ trợ khách hàng tốt thì BambooHR là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Zenefits: 

The people platform

Tính năng chính:

  • Quản lý hồ sơ nhân viên: Lưu trữ thông tin cơ bản của nhân viên, bao gồm địa chỉ, liên lạc, lịch sử làm việc,…
  • Chấm công: Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, tính lương cơ bản.
  • Lương thưởng: Tính toán lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, nhưng phụ thuộc vào bên thứ ba.
  • Lợi ích: Quản lý các gói lợi ích cho nhân viên, tùy chọn theo gói miễn phí hoặc trả phí.
  • Tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng cơ bản, quản lý hồ sơ ứng viên, nhưng không có tính năng phỏng vấn trực tuyến.
  • Đào tạo: Quản lý danh sách và tiến độ đào tạo của nhân viên, nhưng không có khả năng tạo nội dung đào tạo.

Ưu điểm:

  • Miễn phí: Zenefits cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp nhỏ.
  • Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, đơn giản, thuận tiện cho người dùng không chuyên về công nghệ.
  • Tích hợp các tính năng quan trọng: Zenefits tích hợp các tính năng như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, lương thưởng, lợi ích, tuyển dụng và đào tạo.
  • Tiết kiệm thời gian: Giúp tự động hóa các quy trình nhân sự, giải phóng thời gian để nhân viên phòng nhân sự tập trung vào các công việc khác.
  • Hỗ trợ tốt: Zenefits có đội ngũ hỗ trợ khách hàng sẵn sàng giải đáp thắc mắc, hướng dẫn sử dụng.

Nhược điểm:

  • Tính năng hạn chế: Phiên bản miễn phí của Zenefits có tính năng hạn chế, đặc biệt là ở mảng payroll và quản lý chi tiết nhân sự.
  • Tùy chỉnh hạn chế: Giao diện và tính năng khó tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
  • Phụ thuộc vào bên thứ ba: Zenefits phụ thuộc vào các đối tác bên thứ ba cung cấp một số tính năng, dẫn đến có thể phát sinh thêm chi phí và hạn chế tích hợp.
  • Chất lượng hỗ trợ không đồng nhất: Đánh giá về chất lượng hỗ trợ khách hàng của Zenefits thay đổi tùy theo từng trường hợp.
  • Các vấn đề với tính ổn định: Đã có báo cáo về một số vấn đề về tính ổn định của phần mềm Zenefits.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Zenefits phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu quản lý nhân sự cơ bản, ngân sách hạn chế và muốn trải nghiệm giao diện đơn giản, miễn phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc các hạn chế về tính năng trước khi quyết định sử dụng Zenefits cho các nhu cầu phức tạp hơn.

Tùy theo nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với mình. 

__________________________________________________________________

HROffice – Phát triển bởi Tư vấn VietEz và ICT4D Vietnam 

Công ty tư vấn và phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu Việt Nam.Để nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản trị nhân sự HROffice, bạn có thể liên hệ Tại đây .

25/01/2024

Tất cả những gì bạn cần biết về Dashboard (Phần 2)

Trong thời đại công nghệ 4.0, dữ liệu đang ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp, tổ chức. Để có thể khai thác hiệu quả dữ liệu, các doanh nghiệp, tổ chức cần sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu, trong đó có dashboard.

Dashboard là một công cụ trực quan hóa dữ liệu, giúp doanh nghiệp, tổ chức theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động. Một dashboard hiệu quả cần đáp ứng được các tiêu chí sau: Đúng mục tiêu – Đúng dữ liệu – Đúng thông tin – Đúng giao diện. Tại Phần 2 này, chúng tôi sẽ giới thiệu về các công cụ tạo dashboard hữu ích trên thị trường và cách để thiết kế Dashboard hiệu quả. 

Công cụ để tạo Dashboard

Để tạo một Dashboard hiệu quả, việc lựa chọn công cụ phù hợp là vô cùng quan trọng. Hiện nay có rất nhiều công cụ để tạo Dashboard, mỗi công cụ đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng.Các công cụ phổ biến hiện nay để tạo Dashboard bao gồm:

1. Tableau:

Đây là một trong những công cụ phổ biến nhất hiện nay để tạo Dashboard do tính năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ. Tableau cho phép kéo thả dễ dàng để tạo các biểu đồ, bảng và đồ họa phức tạp.

  • Ưu điểm: Trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều nguồn dữ liệu
  • Nhược điểm: Giá cả cao, yêu cầu kỹ năng cài đặt phức tạp

2. Power BI:

Là công cụ do Microsoft phát triển, cung cấp khả năng trực quan hóa dữ liệu tương tự Tableau. Power BI tích hợp tốt với các sản phẩm của Microsoft như Excel.

  • Ưu điểm: Tích hợp tốt với Microsoft, giá cả phải chăng
  • Nhược điểm: Khả năng tùy biến thấp hơn so với Tableau

3. Looker:

Là công cụ mã nguồn mở giúp tạo Dashboard đơn giản và dễ sử dụng. Looker sử dụng ngôn ngữ SQL để truy vấn dữ liệu.

  • Ưu điểm: Dễ sử dụng, mã nguồn mở
  • Nhược điểm: Khả năng trực quan hóa dữ liệu hạn chế

4. Domo:

Là công cụ đám mây giúp kết nối nhiều nguồn dữ liệu và cho phép người dùng tạo Dashboard một cách trực quan.

  • Ưu điểm: Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn, dễ sử dụng
  • Nhược điểm: Giá cả cao, tùy biến hạn chế

5. Klipfolio:

Là công cụ trực tuyến giúp tạo các Dashboard từ Excel, Google Sheets hoặc nguồn dữ liệu trực tiếp từ web.

  • Ưu điểm: Giá cả phải chăng, dễ dàng tích hợp
  • Nhược điểm: Chức năng còn hạn chế so với các công cụ chuyên dụng

Nhìn chung, việc lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách và nguồn lực của từng doanh nghiệp. Cần cân nhắc kỹ để đưa ra quyết định phù hợp và tối ưu nhất.

Thiết kế Dashboard hiệu quả

Một số nguyên tắc cơ bản để thiết kế Dashboard bao gồm:

  • Lựa chọn layout phù hợp: Layout của Dashboard cần phù hợp với mục đích sử dụng và dữ liệu hiển thị. Các layout phổ biến bao gồm các ô thông tin, biểu đồ, bảng số liệu…Cần kết hợp các yếu tố trực quan phù hợp để truyền tải thông tin một cách hiệu quả.
  • Chú trọng trực quan hóa: Sử dụng các biểu đồ, hình ảnh, màu sắc, các yếu tố thị giác để truyền tải thông tin một cách trực quan, dễ hiểu. Tránh dùng quá nhiều văn bản để mô tả.
  • Tránh quá tải thông tin: Chỉ nên hiển thị những thông tin thực sự cần thiết, tránh đưa quá nhiều chi tiết khiến người xem bị phân tâm. Cần loại bỏ các thông tin dư thừa, không liên quan.
  • Đảm bảo tính thống nhất: Các yếu tố trên Dashboard cần có sự thống nhất về phong cách thiết kế, màu sắc, font chữ…để tạo cảm giác dễ chịu, thân thiện với người dùng.

Những nguyên tắc trên sẽ giúp tạo ra một Dashboard vừa dễ sử dụng, vừa truyền tải thông tin hiệu quả tới người dùng. Một Dashboard được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác.

Xu hướng phát triển Dashboard

Dashboard ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Cùng với sự phát triển của công nghệ, Dashboard đang có những xu hướng sau:

Dashboard di động

Với sự phổ biến của các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng, Dashboard di động cho phép người dùng truy cập vào dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Dashboard di động cung cấp tính linh hoạt và tiện lợi cho người dùng khi cần theo dõi và phân tích dữ liệu trên đường.

Các ứng dụng di động hỗ trợ tạo và quản lý Dashboard như Power BI Mobile, Datapine hay Sisense cho phép người dùng truy cập nhanh chóng vào các bảng điều khiển quan trọng.

Tích hợp AI và Machine Learning

Việc ứng dụng công nghệ AI và Machine Learning trong Dashboard đang là xu hướng mới. AI và ML có thể hỗ trợ tự động hóa quy trình tạo dashboard, phân tích dữ liệu và cảnh báo những thay đổi quan trọng.

Chẳng hạn, AI có thể tự động tạo các biểu đồ, bảng và mô hình phù hợp với dữ liệu. Còn ML có thể dự đoán xu hướng và cảnh báo sớm các vấn đề tiềm ẩn. Điều này giúp Dashboard thông minh và tự động hóa hơn.

Dashboard tương tác cao

Dashboard tương tác cao cho phép người dùng thao tác với dữ liệu một cách trực quan, dễ dàng qua các tính năng kéo thả, phóng to thu nhỏ, lọc dữ liệu… Một số tính năng tương tác cao là:

  • Tùy chỉnh bảng điều khiển nhanh chóng qua kéo thả các thành phần.
  • Kết nối các trang, bảng điều khiển với nhau để cung cấp góc nhìn 360 độ về dữ liệu.
  • Lọc, phân loại dữ liệu nhanh chóng để tập trung vào thông tin cần thiết.
  • Cho phép tương tác bằng các cử chỉ như vuốt, chạm, phóng to thu nhỏ.

Dashboard tương tác cao mang lại trải nghiệm phong phú, thân thiện cho người dùng cuối.

Kết luận

Tóm lại, Dashboard có những đặc điểm và lợi ích chính sau:

  • Cung cấp tầm nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh thông qua bảng điều khiển trực quan, dễ hiểu.
  • Tích hợp và trình bày dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
  • Cho phép drill down và phân tích chi tiết.
  • Cảnh báo về các vấn đề, rủi ro tiềm ẩn.
  • Giúp đánh giá hiệu quả các chiến dịch, sản phẩm.
  • Theo dõi các chỉ số quan trọng (KPIs).

Đối với doanh nghiệp, một số lời khuyên khi lựa chọn và sử dụng Dashboard:

  • Xác định rõ mục đích, yêu cầu trước khi lựa chọn hoặc phát triển Dashboard.
  • Chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của doanh nghiệp.
  • Thiết kế giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng.
  • Đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác và cập nhật.
  • Xây dựng quy trình vận hành và cập nhật Dashboard thường xuyên.
  • Đào tạo cho người dùng cách sử dụng và đọc hiểu Dashboard.

Việc ứng dụng Dashboard sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự?