KPI (Key Performance Indicator) là các chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đo lường và thúc đẩy hiệu suất của mình. Để KPI có thể phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống KPI với các công thức đo lường khoa học, phù hợp cho từng chỉ số.
Việc đưa ra các công thức đo không phù hợp với các KPIs có thể dẫn đến các hệ lụy như: Đo lường hiệu quả hoạt động không chính xác, thúc đẩy hành vi không mong muốn, tốn kém thời gian và công sức của doanh nghiệp,…
Tại bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ về các công thức đo KPIs có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp dựa trên 3 nhóm công thức chính sau: Công thức thuận – Công thức nghịch – Công thức Đạt/ Không đạt
1.Công thức thuận:
- Định nghĩa: Chỉ số KPI thuận là những chỉ số mà giá trị kết quả thực hiện đo được càng cao thì càng tốt.
- Chỉ số KPI thuận nên được sử dụng khi doanh nghiệp muốn đánh giá mức độ thành công của mình. Những chỉ số này thường đo lường các kết quả cuối cùng của doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh số, lợi nhuận, thị phần,…
- Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn đánh giá mức độ thành công của hoạt động bán hàng, thì doanh số là một chỉ số thuận cần được theo dõi sát sao. Doanh số càng cao thì hoạt động bán hàng càng thành công.
Một số ví dụ khác về chỉ số KPI thuận như:
- Lợi nhuận: Số tiền lãi thu được sau khi trừ đi chi phí
- Thị phần: Tỷ lệ phần trăm thị trường mà doanh nghiệp chiếm giữ
- Tỷ lệ khách hàng hài lòng: Tỷ lệ khách hàng hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp
- Tỷ lệ nhân viên gắn bó: Tỷ lệ nhân viên có ý định gắn bó lâu dài với doanh nghiệp
- Công thức tính áp dụng cho các chỉ số KPI thuận:
(1) Thực hiện < Mục tiêu giao
% Hoàn thành KPI = Thực hiện / Mục tiêu giao
(2) Thực hiện >= Mục tiêu giao
% Hoàn thành KPI = 100%
VD: KPI – Hoàn thành doanh thu công ty
- Mục tiêu giao: 1000 tỷ
- Số thực hiện: 990 tỷ
- % Hoàn thành KPI = 990 / 1000 = 99%
2.Công thức nghịch:
- Định nghĩa: Chỉ số KPI nghịch là những chỉ số mà giá trị càng thấp thì càng tốt.
- Chỉ số KPI nghịch nên được sử dụng khi doanh nghiệp muốn đánh giá mức độ hiệu quả hoặc hiệu suất của mình. Những chỉ số này thường đo lường các nguồn lực đầu vào hoặc chi phí của doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí, thời gian, lỗi,…
- Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động sản xuất, thì chi phí là một chỉ số nghịch cần được theo dõi sát sao. Chi phí càng thấp thì hoạt động sản xuất càng hiệu quả.
Một số ví dụ khác về chỉ số KPI nghịch như:
- Thời gian: Khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc
- Lỗi: Số lượng lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh
- Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc: Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định
- Công thức tính áp dụng cho các chỉ số KPI thuận:
(1) Số thực hiện > Ngưỡng tối đa cho phép
% Hoàn thành KPI = 0
(2) Mục tiêu giao < Số thực hiện < Ngưỡng tối đa cho phép
% Hoàn thành KPI = (Ngưỡng tối đa cho phép – Số thực hiện) / (Ngưỡng tối đa cho phép – Mục tiêu giao)
(3) Số thực hiện ⩽ Mục tiêu giao
% Hoàn thành KPI = 100%
Trong đó: Ngưỡng tối đa cho phép là giá trị lớn nhất mà số thực hiện được phép đạt đến, nếu số thực hiện vượt quá ngưỡng tối đa này thì % hoàn thành KPI của người lao động sẽ bằng 0.
VD: KPI – Chi phí bán hàng
- Mục tiêu giao: 95 tỷ
- Ngưỡng tối đa cho phép: 100 tỷ
- Chi phí thực hiện: 96 tỷ
- % hoàn thành = (100 – 96) / (100 – 95) = 80%
3.Công thức Đạt – Không đạt:
- Định nghĩa: Chỉ số KPI đạt hay không đạt là những chỉ số chỉ có 2 kết quả mặc định thay vì tính toán thuận, nghịch.
- Chỉ số KPI đạt – không đạt nên được sử dụng cho các KPI có yêu cầu khắt khe hoặc có tính chất bắt buộc. Các KPI này thường được sử dụng để đo lường các tiêu chuẩn an toàn, chất lượng, hoặc các quy định pháp luật….
- Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn đánh giá mức độ thực hiện quy định như thời gian giao hàng, an toàn lao động,…
- Công thức tính áp dụng cho các chỉ số KPI đạt – không đạt:
Kết quả thực hiện ≠ Mục tiêu giao → Không đạt
Kết quả thực hiện = Mục tiêu giao → Đạt
VD: KPI – Tuân thủ quy định an toàn lao động 100%
- Mục tiêu giao: Vi phạm = 0
- Thực hiện: Vi phạm 1 lỗi
- % hoàn thành = 0%
