Tài nguyên

Phần mềm quản trị nhân sự (HRMS) là một công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản trị. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng các phần mềm không thật sự đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Từ kinh nghiệm tư vấn cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và kinh nghiệm phát triển phần mềm nhân sự, VietEz đã đúc kết những nguyên nhân sau khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản trị nhân sự trên nền tảng số.

1.Nguyên nhân đến từ phía doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp chưa hiểu rõ về nhu cầu của mình: Phần mềm quản trị nhân sự là một công cụ đa năng, có thể đáp ứng được nhiều nhu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp nên xác định cụ thể về nhu cầu về chuyên môn nghiệp vụ muốn có trên phần mềm. Ví dụ, doanh nghiệp muốn đánh giá hiệu suất thì không thể sử dụng những phần mềm quản lý giao việc thông thường, hoặc khi doanh nghiệp muốn xây dựng cấu trúc lương 3P thì không nên lựa chọn những phần mềm chấm công tính lương đơn giản.
• Doanh nghiệp chưa hiểu rõ về đặc thù của mình: Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng về quy mô, lĩnh vực hoạt động, văn hóa doanh nghiệp,… Do đó, phần mềm quản trị nhân sự cần phải phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Nếu phần mềm không phù hợp sẽ dẫn đến việc khó khăn trong việc sử dụng, không đáp ứng được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Ví dụ với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, chưa có nhu cầu chuyển đổi số toàn bộ quy trình nghiệp vụ lên phần mềm thì không nên lựa chọn những phần mềm mang tính tổng thể, dẫn đến tốn kém chi phí mà chỉ nên bắt đầu với những sản phẩm đơn lẻ phù hợp với quy mô của mình. 
• Vội vàng trong quá trình chuyển đổi số: Việc chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự tham gia của nhiều bên liên quan. Nhiều doanh nghiệp quá vội vàng, không tìm hiểu kỹ càng cũng như chạy theo xu hướng đám đông, dẫn đến việc lựa chọn những phần mềm không thực sự phù hợp với thực trạng của tổ chức. 

2. Nguyên nhân đến từ phía công ty phát triển phần mềm:

• Nhà phát triển phần mềm chưa thực sự hiểu hết về chuyên môn nghiệp vụ: Nhà phát triển phần mềm là những người chuyên về kỹ thuật, họ có kiến thức và kỹ năng về lập trình, thiết kế phần mềm,… Tuy nhiên, quản trị nhân sự là một lĩnh vực chuyên môn riêng, đòi hỏi kiến thức, kỹ năng chuyên sâu cũng như kinh nghiệm quản trị thực tế. Do đó, không có gì lạ khi những nhà phát triển phần mềm chưa thể truyền tải hết các nghiệp vụ chuyên môn cũng như các chiến lược quản trị thông qua phần mềm. Bên cạnh đó, các nhà phát triển phần mềm cũng chưa thể đưa ra khuyến nghị, tham mưu cho doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến xây dựng các hệ thống trong quản trị nhân sự một cách chuẩn chỉ. 
• Thiếu dữ liệu, tài nguyên: Nhiều phần mềm quản trị nhân sự trên thị trường thường chỉ cung cấp những biểu mẫu, khung,… cho người dùng thay vì đi sâu vào cung cấp tài nguyên sẵn cho doanh nghiệp như kho chỉ số KPI, thư viện năng lực, … được thiết kế sẵn theo nhóm ngành nghề kinh doanh trên thị trường. Vì vậy, tuy các doanh nghiệp đã phải bỏ rất nhiều chi phí để sở hữu phần mềm nhưng vẫn phải tự thiết kế, tự hoạch định rất nhiều bước mới có thể thật sự đi vào sử dụng phần mềm. 
• Thiếu sự quan tâm đến trải nghiệm người dùng: Nhiều phần mềm quản trị nhân sự có giao diện phức tạp, khó sử dụng. Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên phòng nhân sự gặp khó khăn trong việc sử dụng, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
• Thiếu tính bảo mật: An ninh thông tin là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều nhà phát triển phần mềm chưa chú trọng đến vấn đề bảo mật trong thiết kế phần mềm quản trị nhân sự. Điều này có thể dẫn đến việc phần mềm dễ bị xâm nhập, đánh cắp thông tin.

3. Giải pháp và một số phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất trên thị trường:

Để khắc phục tình trạng các phần mềm quản trị nhân sự không đáp ứng được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp, doanh nghiệp và nhà phát triển phần mềm cần có sự phối hợp chặt chẽ, cùng nhau nâng cao hiểu biết về nhu cầu của doanh nghiệp, nghiệp vụ quản trị nhân sự và công nghệ.

Doanh nghiệp cần làm gì:

• Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình về quản trị nhân sự, bao gồm các vấn đề như: quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, quy trình quản trị nhân sự hiện tại, các mục tiêu quản trị nhân sự cần đạt được,…
• Khảo sát thị trường: Doanh nghiệp cần khảo sát thị trường để lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Khi khảo sát, doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề như: tính năng, giá cả, khả năng hỗ trợ khách hàng,…
• Tham gia các hội thảo, triển lãm về phần mềm quản trị nhân sự: Tham gia các hội thảo, triển lãm về phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu thêm về các phần mềm trên thị trường và được tư vấn từ các chuyên gia.
• Tập huấn cho nhân viên: Doanh nghiệp cần tổ chức tập huấn cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm để đảm bảo hiệu quả sử dụng.

Nhà phát triển phần mềm cần làm gì:

• Tăng cường hiểu biết về nghiệp vụ quản trị nhân sự: Nhà phát triển phần mềm cần nâng cao hiểu biết về nghiệp vụ quản trị nhân sự để có thể thiết kế phần mềm đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, đồng thời nâng cao khả năng tham mưu cho doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm. 
• Tập trung vào trải nghiệm người dùng: Nhà phát triển phần mềm cần thiết kế phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
• Bổ sung dữ liệu, tài nguyên: Nhà phát triển phần mềm nên tập trung vào việc xây dựng tài nguyên dùng sẵn cho người dùng để tránh việc người dùng phải mất nhiều thời gian, nguồn lực và chi phí để xây dựng tài nguyên đưa vào phần mềm. 

Một số phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất trên thị trường:

Dưới đây là một số phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất hiện nay, được đánh giá cao về tính năng, giá cả và khả năng hỗ trợ khách hàng:

HROffice: 

Định hình tương lại, Quản trị hiện tại

Tính năng chính:

• Quản lý công việc & Đánh giá hiệu suất KPI: HROffice cung cấp cho người dùng đầy đủ hệ thống BSC, OKR, KPI được Tư vấn VIET EZ thiết kế riêng phù hợp cho từng doanh nghiệp theo đặc thù ngành nghề. Nhà quản lý giờ đây không phải đau đầu về việc xây dựng và đánh giá KPI khi đã có phần mềm “Đánh giá hiệu suất”. Đem đến giá trị tư vấn KPI chuyên sâu và dịch vụ hỗ trợ mà không phần mềm nào có được.
• Đánh giá năng lực: HROffice cung cấp từ điển và khung năng lực tiêu chuẩn được Tư vấn VIET EZ xây dựng theo chuẩn mực quốc tế cho các chức danh, lĩnh vực ngành nghề. Phần mềm giúp cho tổ chức, doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực thực tế của nhân viên, đưa ra các báo cáo phân tích, khuyến nghị về đào tạo phát triển và mức lương phù hợp cho từng nhân viên.
• Lương 3P và đãi ngộ: HROffice thiết lập cấu trúc lương 3P tự động và linh hoạt, giúp doanh nghiệp chấm công, tính lương, quyết toán lương – thưởng theo thời gian, theo sản phẩm, theo KPI và năng lực. Quản lý hệ thống phúc lợi, BHXH, thuế TNCN trên cùng một nền tảng.
• Quản lý tuyển dụng & đào tạo: HROffice cung cấp hệ thống thông tin, CV ứng viên, xếp lịch phỏng vấn đánh giá, phê duyệt tuyển dụng, …. Đồng thời, HROffice cũng giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động đào tạo, từ xây dựng kế hoạch, quản lý ngân sách, quản lý học viên – giảng viên, tài liệu đào tạo, test, đánh giá kết quả. Phần mềm kết nối với nền tảng E-learning để nâng cao hiệu quả cũng như tiết kiệm chi phí.
• Quản lý nhân sự & Phát triển tổ chức: Nhà quản lý không còn phải tốn thời gian và công sức trong việc quản lý thời giờ làm việc, profile nhân viên, hợp đồng lao động, quá trình làm việc,…. Bên cạnh đó, HROffice giúp nhà quản lý xây dựng và quản lý cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, hoạch định định biên lao động, lộ trình công danh, kết nối với dữ liệu đánh giá năng lực và hiệu suất của mỗi nhân viên.

Ưu điểm:

• HROffice là sự kết hợp giữa các Chuyên gia tư vấn nhân sự của VietEz – thương hiệu hàng đầu về tư vấn và triển khai ứng dụng hệ thống quản trị nhân sự quốc tế và các kỹ sư phần mềm giàu kinh nghiệm của ICT4DVIETNAM, trên nền tảng công nghệ của Luxcer Hoa Kỳ, từ đó đưa ra giải pháp tối ưu phù hợp với đặc thù doanh nghiệp trước khi chuyển giao phần mềm.
• Kho tài nguyên khổng lồ, tùy biến: Hệ thống dữ liệu được thiết lập sau quá trình đi tư vấn nhiều năm cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau. HROffice cung cấp bộ thư viện KPI và thư viện năng lực cho tất cả các ngành nghề kinh doanh trên thị trường. 
• Giải pháp chi phí phù hợp với từng doanh nghiệp: Với mô hình SaaS, doanh nghiệp không cần mua giấy phép phần mềm, cài đặt phần cứng hay xây dựng cơ sở dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí lớn lên tới hàng tỷ đồng cho một phần mềm ERP. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cũng không phải trả thêm phí hỗ trợ và bảo trì định kỳ, tiết kiệm thêm được khoảng 15 – 20% chi phí so với phần mềm on-premise.
• An toàn, bảo mật: HROffice cung cấp trọn gói bao gồm server, nền tảng web, hệ thống sản phẩm phần mềm bảo mật 4 lớp. Mỗi doanh nghiệp được cài đặt một phần mềm riêng. HROffice cam kết không sử dụng kết hợp dịch vụ của bên trung gian thứ ba, do đó đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
• Dễ sử dụng: Phần mềm HROffice được thiết kế với giao diện tối giản, hiện đại, dễ sử dụng, giúp người dùng có thể dễ dàng thao tác. Giao diện phần mềm được thiết kế theo hướng trực quan, với các biểu tượng và chức năng được sắp xếp khoa học. Phần mềm cũng cung cấp các hướng dẫn sử dụng chi tiết, giúp người dùng có thể nhanh chóng làm quen với phần mềm.
• Triển khai dễ dàng: Chúng tôi không chỉ bán sản phẩm phần mềm mà bán dịch vụ tư vấn dựa trên phần mềm với chi phí rẻ. HROffice được tạo ra và duy trì chạy trên nền tảng web, và khách hàng có thể truy cập từ xa thông qua internet. Do đó doanh nghiệp có thể đăng ký Thuê hoặc Mua đứt, có thể sử dụng phần mềm ngay sau khi được chuyển giao.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

HROffice phù hợp với các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô và lĩnh vực khác nhau. Doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm quản trị nhân sự dễ sử dụng, có đầy đủ các tính năng cần thiết và giá cả hợp lý thì HROffice là một lựa chọn đáng cân nhắc. HROffice đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm triển khai các hệ thống quản trị nhân sự bởi ưu điểm cung cấp kho tài nguyên sẵn có cho khách hàng, giúp khách hàng có thể tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực xây dựng và vận hành hệ thống. 

BambooHR: 

Grow from good to great

Tính năng chính:

• Quản lý hồ sơ nhân viên: Lưu trữ thông tin chi tiết của nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, lịch sử làm việc, lương thưởng, nghỉ phép,…
• Quản lý chấm công: Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, tính lương, quản lý nghỉ phép, tính chi phí nhân công,…
• Quản lý lương thưởng: Tính toán lương, thưởng, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội,…
• Quản lý đào tạo: Theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên, quản lý các khóa học, đánh giá hiệu quả đào tạo,…
• Quản lý tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên, tổ chức phỏng vấn, theo dõi tình trạng ứng tuyển,…
• Theo dõi hiệu suất: Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu,…
• Quản lý nghỉ phép: Quản lý các đơn xin nghỉ phép của nhân viên, theo dõi số ngày nghỉ phép còn lại,…
• Báo cáo: Tạo các báo cáo chi tiết về nhân sự, chẳng hạn như báo cáo chi phí nhân công, báo cáo nghỉ phép, báo cáo hiệu suất,…

Ưu điểm

• Dễ sử dụng: BambooHR có giao diện trực quan, dễ điều hướng, ngay cả với những người không am hiểu về công nghệ. Phần mềm được thiết kế đơn giản, không có quá nhiều tính năng phức tạp, giúp nhân viên phòng nhân sự sử dụng hiệu quả.
• Tính năng toàn diện: BambooHR cung cấp đầy đủ các tính năng quản trị nhân sự cơ bản, bao gồm: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý lương thưởng, quản lý đào tạo, quản lý tuyển dụng, theo dõi hiệu suất, nghỉ phép, báo cáo,… Phần mềm cũng tích hợp với nhiều ứng dụng khác, giúp doanh nghiệp mở rộng chức năng và tự động hóa các quy trình.
• Hỗ trợ khách hàng tốt: BambooHR có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc của người dùng 24/7. Doanh nghiệp có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ qua điện thoại, email hoặc chat trực tuyến.
• Bảo mật an toàn: BambooHR tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Giá cao: BambooHR không phải là phần mềm quản trị nhân sự rẻ nhất trên thị trường. Giá của phần mềm phụ thuộc vào số lượng người dùng và các tính năng sử dụng.
• Tính năng tùy chỉnh hạn chế: BambooHR không cho phép tùy chỉnh giao diện và tính năng nhiều như một số phần mềm khác.
• Không phù hợp với doanh nghiệp lớn: BambooHR được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp lớn có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô sử dụng BambooHR.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

BambooHR phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm quản trị nhân sự dễ sử dụng, có đầy đủ các tính năng cơ bản và hỗ trợ khách hàng tốt thì BambooHR là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Zenefits: 

The people platform

Tính năng chính:

• Quản lý hồ sơ nhân viên: Lưu trữ thông tin cơ bản của nhân viên, bao gồm địa chỉ, liên lạc, lịch sử làm việc,…
• Chấm công: Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, tính lương cơ bản.
• Lương thưởng: Tính toán lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, nhưng phụ thuộc vào bên thứ ba.
• Lợi ích: Quản lý các gói lợi ích cho nhân viên, tùy chọn theo gói miễn phí hoặc trả phí.
• Tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng cơ bản, quản lý hồ sơ ứng viên, nhưng không có tính năng phỏng vấn trực tuyến.
• Đào tạo: Quản lý danh sách và tiến độ đào tạo của nhân viên, nhưng không có khả năng tạo nội dung đào tạo.

Ưu điểm:

• Miễn phí: Zenefits cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp nhỏ.
• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, đơn giản, thuận tiện cho người dùng không chuyên về công nghệ.
• Tích hợp các tính năng quan trọng: Zenefits tích hợp các tính năng như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, lương thưởng, lợi ích, tuyển dụng và đào tạo.
• Tiết kiệm thời gian: Giúp tự động hóa các quy trình nhân sự, giải phóng thời gian để nhân viên phòng nhân sự tập trung vào các công việc khác.
• Hỗ trợ tốt: Zenefits có đội ngũ hỗ trợ khách hàng sẵn sàng giải đáp thắc mắc, hướng dẫn sử dụng.

Nhược điểm:

• Tính năng hạn chế: Phiên bản miễn phí của Zenefits có tính năng hạn chế, đặc biệt là ở mảng payroll và quản lý chi tiết nhân sự.
• Tùy chỉnh hạn chế: Giao diện và tính năng khó tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Phụ thuộc vào bên thứ ba: Zenefits phụ thuộc vào các đối tác bên thứ ba cung cấp một số tính năng, dẫn đến có thể phát sinh thêm chi phí và hạn chế tích hợp.
• Chất lượng hỗ trợ không đồng nhất: Đánh giá về chất lượng hỗ trợ khách hàng của Zenefits thay đổi tùy theo từng trường hợp.
• Các vấn đề với tính ổn định: Đã có báo cáo về một số vấn đề về tính ổn định của phần mềm Zenefits.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Zenefits phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu quản lý nhân sự cơ bản, ngân sách hạn chế và muốn trải nghiệm giao diện đơn giản, miễn phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc các hạn chế về tính năng trước khi quyết định sử dụng Zenefits cho các nhu cầu phức tạp hơn.

Tùy theo nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với mình. 

__________________________________________________________________

HROffice – Phát triển bởi Tư vấn VietEz và ICT4D Vietnam 

Công ty tư vấn và phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu Việt Nam.Để nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản trị nhân sự HROffice, bạn có thể liên hệ Tại đây .