KPI hay Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức. KPI được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức để đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó đưa ra các quyết định điều hành phù hợp.
Tuy nhiên, việc xây dựng KPI không hề đơn giản và có thể dẫn đến những sai lầm nếu không được thực hiện đúng cách. Dưới đây là một số sai lầm điển hình khi xây dựng KPI trên thị trường:
1. KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
Đây là sai lầm phổ biến nhất khi xây dựng KPI. KPI cần phải được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Ví dụ, nếu mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là tăng trưởng doanh thu 20% trong năm 2023, thì KPI cần được xây dựng để đo lường các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chẳng hạn như doanh thu bán hàng, doanh thu từ dịch vụ, doanh thu từ sản phẩm mới, v.v.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ xây dựng KPI dựa trên ý kiến chủ quan của lãnh đạo hoặc dựa trên các chỉ tiêu đang được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp khác. Điều này khiến cho KPI không phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và không thể đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một cách chính xác.
2. KPI không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp
KPI cần phải được xây dựng phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp, bao gồm quy mô, nguồn lực, trình độ của nhân viên, v.v. Nếu KPI quá cao hoặc quá thấp so với thực tế, thì sẽ không thể đánh giá chính xác hiệu suất công việc của nhân viên.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp là một công ty khởi nghiệp với quy mô nhỏ, thì không thể đặt ra KPI là tăng trưởng doanh thu 50% trong năm đầu tiên hoạt động. KPI này là quá cao và không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại đặt ra KPI quá cao hoặc quá thấp so với thực trạng của doanh nghiệp. Điều này khiến cho KPI không thể đánh giá chính xác hiệu suất công việc của nhân viên và dẫn đến những hệ lụy tiêu cực, chẳng hạn như gây áp lực cho nhân viên, khiến nhân viên chán nản, hoặc khiến nhân viên không có động lực làm việc.
3. KPI không cụ thể, đo lường được
KPI cần phải được cụ thể, đo lường được, có thể thực hiện được và có thời hạn cụ thể. Nếu KPI không cụ thể, thì sẽ khó có thể đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên một cách chính xác.
Ví dụ, KPI “tăng trưởng doanh thu” là quá chung chung và không thể đo lường được. KPI này cần được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu như:
Tăng trưởng doanh thu bán hàng: 10%
Tăng trưởng doanh thu từ dịch vụ: 20%
Tăng trưởng doanh thu từ sản phẩm mới: 30%
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại xây dựng KPI chung chung, không thể đo lường được. Điều này khiến cho KPI không thể đánh giá chính xác hiệu suất công việc của nhân viên.
4. KPI không liên quan đến lương thưởng
KPI cần được liên quan đến lương thưởng của nhân viên. Điều này sẽ giúp nhân viên có động lực để hoàn thành KPI và góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại không liên quan KPI với lương thưởng của nhân viên. Điều này khiến cho KPI không có tác động thực tế đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
5. KPI không được truyền đạt rõ ràng cho nhân viên
Sau khi xây dựng KPI, doanh nghiệp cần truyền đạt rõ ràng cho nhân viên về mục tiêu, ý nghĩa và cách tính toán KPI. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ về KPI và có định hướng để hoàn thành KPI.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại không truyền đạt rõ ràng KPI cho nhân viên. Điều này khiến cho nhân viên không hiểu rõ về KPI và dẫn đến những hiểu lầm, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả của KPI.
Trong một cuộc đua, chiếc xe nào có tốc độ nhanh nhất, khả năng bứt phá tốt nhất sẽ là người về đích đầu tiên. Trong kinh doanh cũng vậy, doanh nghiệp nào có hệ thống KPIs hiệu quả sẽ là doanh nghiệp thành công.
KPIs là các chỉ số đánh giá hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn tổ chức, doanh nghiệp. KPI có vai trò quan trọng trong việc theo dõi, giám sát, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp xác định được các lĩnh vực cần cải thiện, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động.
So với chiếc xe trong cuộc đua, KPIs chính là động cơ, là đôi chân, là đôi tay giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống KPIs một cách bài bản, khoa học để đạt được hiệu quả cao.
Để xây dựng một hệ thống KPIs hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xác lập chiến lược và xây dựng bản đồ chiến lược, mục tiêu công ty
Xác định viễn cảnh, tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Cụ thể hóa chiến lược của doanh nghiệp thành các mục tiêu và các chỉ số đo lường đối với từng nội dung/khía cạnh của thẻ điểm cân bằng.
Minh họa các mối quan hệ nhân quả giữa kết quả mong muốn về các khía cạnh tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi và phát triển thông qua Bản đồ chiến lược
Xây dựng các chỉ số KPI cấp công ty theo bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi – phát triển
Xác định trọng số cho các nhóm chỉ số KPIs
Phân bổ các KPI công ty xuống các đơn vị
Người thực hiện: Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo cấp cao của công ty..
Bước 2: Xác định mục tiêu cấp đơn vị và xây dựng KPI đơn vị
Phân bổ các KPI đơn vị xuống các vị tríThiết lập các chỉ số KPI đơn vị đảm bảo các yêu cầu đặt ra tương thích với mục tiêu của đơn vị và bám sát với mục tiêu của công tyXác định các chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị
Thiết lập các mục tiêu trọng tâm của đơn vị để hoàn thành các chức năng trọng tâm của đơn vị
Phân bổ các KPI đơn vị xuống các vị trí
Người thực hiện: Trưởng đơn vị
Bước 3: Xác định mục tiêu vị trí và xây dựng hệ thống KPI cá nhân
Xây dựng/xem xét lại Bản Mô tả công việc:
Nhiệm vụ của từng chức danh;
Tiêu chuẩn và kết quả cần đạt được
Việc phát triển hệ thống chỉ số KPIs sẽ bao gồm các công việc sau:
Quyết định các mục tiêu của vị trí công việc
Xác định tầm quan trọng mỗi mục tiêu
Phát triển KPI đảm bảo các yêu cầu đặt ra phù hợp với mục tiêu của đơn vị
Để xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn của VietEz. VietEz là một công ty tư vấn quản trị nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, triển khai và cung cấp các giải pháp quản trị nhân sự toàn diện.
VietEz cung cấp các dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI, khung năng lực, Lương 3P, định mức định biên lao động. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, VietEz cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp quản trị nhân sự hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc và phát triển bền vững.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HROffice – Sản phẩm được phát triển bởi Công ty CP VietEz Việt Nam và Công ty ICT4D Việt Nam để hỗ trợ việc quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả. Phần mềm HROffice là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đánh giá nhân sự.
Với sự hỗ trợ của VietEz và phần mềm HROffice, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra và phát triển bền vững.
Ghost promotion là một thuật ngữ chỉ việc nhân viên được thăng chức nhưng không được tăng lương. Đây là một vấn đề phổ biến trong môi trường làm việc hiện nay, gây ra nhiều bất mãn cho người lao động. Ghost ở đây có thể được hiểu như một tục ngữ ở Việt Nam đó là “Có tiếng mà không có miếng”
Theo một khảo sát của Jobstreet.com.vn năm 2023, có tới 52% người lao động Việt Nam cho rằng mức lương của họ không tương xứng với vị trí và năng lực. Trong đó, 25% người lao động cho rằng mức lương của họ thấp hơn so với kỳ vọng, 27% cho rằng mức lương của họ chỉ tương đương với kỳ vọng và chỉ có 10% người lao động cho rằng mức lương của họ cao hơn so với kỳ vọng.
Khảo sát cũng cho thấy, mức độ bất mãn về mức lương càng cao ở các vị trí cao hơn. Cụ thể, có tới 63% người lao động ở vị trí quản lý cho rằng mức lương của họ không tương xứng với vị trí và năng lực. Trong khi đó, tỷ lệ này ở các vị trí nhân viên chỉ là 48%.
Chức danh và lương bổng đều là những yếu tố quan trọng trong sự nghiệp của mỗi người. Chức danh thể hiện vị trí, cấp bậc của bạn trong tổ chức, mang lại cho bạn quyền hạn, trách nhiệm và cơ hội phát triển. Lương bổng là phần thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của bạn, giúp bạn đảm bảo cuộc sống vật chất và tinh thần. Tuy nhiên, trong thời kỳ kinh tế khó khăn như hiện nay, có lẽ “hầu bao” vẫn còn sức nặng tương đối lớn với nhiều người.
Thuật ngữ “ghost promotion” bắt đầu từ đâu?
Thuật ngữ “ghost promotion” xuất hiện lần đầu tiên trong bài báo của The New York Times vào tháng 5/2019, với tựa đề “For Employees, a Promotion That’s No Raise”. Bài báo đề cập đến vấn đề thăng chức nhưng không tăng lương, một hiện tượng ngày càng phổ biến trong môi trường làm việc hiện nay.
Theo bài báo, thuật ngữ “ghost promotion” được sử dụng để mô tả việc một nhân viên được thăng chức nhưng không được tăng lương tương xứng. Điều này có thể khiến cho người lao động cảm thấy không được công nhận và tôn trọng, đồng thời giảm động lực làm việc.
Bài báo cũng chỉ ra rằng, có nhiều nguyên nhân dẫn đến ghost promotion, bao gồm:
Do tình hình kinh tế khó khăn: Trong giai đoạn kinh tế khó khăn, các doanh nghiệp buộc phải cắt giảm chi phí, trong đó có chi phí lương thưởng cho nhân viên. Ghost promotion là một cách để các doanh nghiệp vẫn có thể giữ chân nhân viên mà không phải tăng lương.
Do doanh nghiệp chưa có chính sách lương thưởng rõ ràng: Nhiều doanh nghiệp chưa có chính sách lương thưởng rõ ràng, dẫn đến việc thăng chức nhưng không tăng lương. Điều này khiến cho người lao động cảm thấy không được công nhận và tôn trọng.
Do doanh nghiệp muốn giữ chân nhân tài: Một số doanh nghiệp sử dụng ghost promotion để giữ chân nhân tài, tránh cho họ bị thu hút bởi các công ty khác. Ghost promotion có thể khiến cho người lao động cảm thấy được trọng dụng và có cơ hội phát triển hơn.
Tuy nhiên, dù với bất cứ lý do gì, ghost promotion cũng là một vấn đề cần được quan tâm giải quyết. Các doanh nghiệp cần có chính sách lương thưởng rõ ràng, minh bạch để tránh gây ra bất mãn cho người lao động. Người lao động cũng cần chủ động tìm hiểu thông tin và bảo vệ quyền lợi của mình.
Tại sao “ghost promotion” lại phổ biến đến vậy?
Thuyết hai nhân tố của Herzberg – một nhà tâm lý học quan tâm đến mối tương quan giữa thái độ của nhân viên và động lực làm việc (Herzberg’s Two-Factor Theory) cho rằng có hai nhóm yếu tố ảnh hưởng đến động lực của nhân viên tại nơi làm việc; là các nhân tố duy trì và các nhân tố động viên.
Nhân tố duy trì là các nhân tố gây ra sự không hài lòng ở nơi làm việc, bao gồm các yếu tố bên ngoài hoặc độc lập với công việc; có thể kể đến như tiền lương, tính ổn định của công việc, chính sách của doanh nghiệp, điều kiện làm việc, năng lực của lãnh đạo và mối quan hệ công sở. Theo Herzberg, những nhân tố này không thúc đẩy nhân viên nhưng cũng không thể thiếu.
Nhóm thứ hai là nhân tố động viên. Chúng gắn liền với động lực của nhân viên và phát sinh từ các điều kiện nội tại của công việc, phụ thuộc vào chính bản thân công việc. Các yếu tố của sự động viên bao gồm trách nhiệm, sự hài lòng trong công việc, sự công nhận, thành tích, cơ hội phát triển và thăng tiến.
Như vậy chúng ta có thể thấy rằng, tiền lương theo thuyết Herzberg lại không nằm trong nhóm nhân tố động viên và trên thực tế yếu tố này cũng không nằm trong “blacklist” của những đi làm không chỉ vì tiền.
Theo một khảo sát của Jobstreet.com.vn năm 2023, có tới 52% người lao động Việt Nam cho rằng họ muốn được thăng chức hơn là tăng lương. Trong đó, 25% người lao động cho rằng họ muốn được thăng chức nhiều hơn, 27% cho rằng họ muốn được thăng chức ngang bằng với tăng lương và chỉ có 2% người lao động cho rằng họ muốn được tăng lương nhiều hơn.
Có nhiều lý do khiến người lao động muốn được thăng chức hơn là tăng lương, bao gồm:
Thăng chức mang lại cho người lao động nhiều lợi ích hơn, bao gồm: quyền hạn, trách nhiệm, cơ hội phát triển,…
Thăng chức thể hiện sự công nhận và tôn trọng của doanh nghiệp đối với người lao động.
Thăng chức giúp người lao động có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn.
Tuy nhiên, cũng có một số người lao động muốn được tăng lương hơn là thăng chức. Những người này thường có nhu cầu về tài chính cao, họ muốn có một mức lương cao để đảm bảo cuộc sống vật chất và tinh thần.
Việc thăng chức hay tăng lương phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của mỗi người lao động. Nếu bạn muốn có một vị trí cao hơn trong công ty, muốn có cơ hội phát triển và thăng tiến, thì bạn nên mong muốn được thăng chức. Nếu bạn có nhu cầu về tài chính cao, thì bạn nên mong muốn được tăng lương.
Nếu bạn bị ghost promotion, bạn có thể thực hiện một số cách sau để xử lý:
Tìm hiểu mức lương trung bình cho vị trí mới: Trước khi bàn bạc với cấp trên, bạn nên tìm hiểu mức lương trung bình cho vị trí mới của mình. Điều này sẽ giúp bạn có được một căn cứ vững chắc để thương lượng.
Tìm hiểu mức lương trung bình cho vị trí mới: Hãy thẳng thắn trao đổi với cấp trên về mong muốn được tăng lương khi được thăng chức. Bạn nên đưa ra những bằng chứng chứng minh rằng bạn xứng đáng được tăng lương, chẳng hạn như kết quả công việc, thành tích đạt được,…
Tìm kiếm cơ hội mới: Nếu bạn không hài lòng với mức lương hiện tại, bạn có thể tìm kiếm cơ hội mới tại các công ty khác.
Ghost promotion là một vấn đề cần được quan tâm giải quyết. Các doanh nghiệp cần có chính sách lương thưởng rõ ràng, minh bạch để tránh gây ra bất mãn cho người lao động. Người lao động cũng cần chủ động tìm hiểu thông tin và bảo vệ quyền lợi của mình.
Doanh nghiệp nên làm gì để né tránh “ghost promotion”?
Chúng ta có thể thấy rằng nỗ lực để đưa “ghost promotion” ra khỏi cuộc chơi không chỉ nằm ở phía người lao động, bản thân các doanh nghiệp cũng nên đưa ra những thay đổi phù hợp và kịp thời trước khi tình trạng “chảy máu chất xám” xuất hiện từ phía các nhân tài của mình.
Với những giải pháp dưới đây bạn có thể giúp nhân viên của mình không phải nhận lời “tiến cử hờ” trong trạng thái mừng hụt:
Xây dựng chính sách lương thưởng khoa học, công bằng: Chính sách lương thưởng cần được xây dựng khoa học, công bằng để có thể đảm bảo đời sống cũng như tạo động lực cho người lao động. Chính sách lương thưởng cần đảm bảo rằng mức lương của nhân viên được trả phù hợp với năng lực và vị trí của họ.
Xây dựng chính sách thăng chức rõ ràng, minh bạch: Chính sách thăng chức cần dựa trên kết quả đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Chính sách thăng chức cần đảm bảo rằng nhân viên được thăng chức xứng đáng với năng lực và đóng góp của họ..
Thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: Việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên cần được thực hiện thường xuyên, dựa trên các tiêu chí cụ thể và minh bạch. Kết quả đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ là cơ sở để doanh nghiệp quyết định thăng chức và tăng lương cho nhân viên.
Sự xuất hiện của thuật ngữ “ghost promotion” trong các bài báo chính thống cho thấy, đây là một vấn đề đang ngày càng trở nên phổ biến và được quan tâm trong xã hội và cũng là một vấn đề cần được giải quyết trước khi quá muộn trong doanh nghiệp.
Biết được những khó khăn của các doanh nghiệp trong việc xây dựng thang bảng lương khoa học đi cùng với việc đánh giá năng lực, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, Công ty Cổ phần VietEz cung cấp dịch vụ tư vấn quản trị nhân sự, xây dựng hệ thống KPI, khung năng lực, Lương 3P, định mức định biên lao động… và cung cấp Phần mềm quản lý nhân sự HROffice, phần mềm đánh giá KPI, đánh giá năng lực.
Với đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao, VietEz Vietnam có thể giúp doanh nghiệp:
Xây dựng hệ thống khung năng lực chính xác: VietEz Vietnam sẽ giúp doanh nghiệp xác định yêu cầu cụ thể của từng vị trí công việc, các yêu cầu sẽ được mô tả như “đo ni đóng giày” để có thể tương thích với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp
Đánh giá hiệu quả: VietEz Vietnam cung cấp công cụ đánh giá năng lực chính xác dựa trên hệ thống trọng số, cấp độ, điểm đánh giá
Khuyến nghị hợp lý: Dựa trên kết quả của phiếu đánh giá năng lực, VietEz sẽ đưa ra các khuyến nghị về ngạch, bậc lương tương ứng cho mỗi cá nhân được đánh giá
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HROffice – Sản phẩm được phát triển bởi Công ty CP VietEz Việt Nam và Công ty ICT4D Việt Nam để hỗ trợ việc đánh giá năng lực hiệu quả. Phần mềm HROffice là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đánh giá nhân sự.
Với sự hỗ trợ của VietEz và phần mềm HROffice, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống đánh giá năng lực hiện đại, khoa học và khách quan.
SaaS là viết tắt của Software-as-a-Service, là một mô hình phân phối phần mềm theo dạng dịch vụ. Trong mô hình này, nhà cung cấp phần mềm không bán sản phẩm phần mềm mà bán dịch vụ truy cập và sử dụng phần mềm thông qua Internet.
2. SWOT của SaaS
Strong:
Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư mua phần mềm và cơ sở hạ tầng để chạy phần mềm. Theo nghiên cứu của Gartner, các doanh nghiệp sử dụng mô hình SaaS có thể tiết kiệm trung bình 30% chi phí so với việc sử dụng phần mềm truyền thống.
Ví dụ: Một doanh nghiệp có 100 nhân viên sử dụng phần mềm CRM truyền thống sẽ phải đầu tư khoảng 100.000 USD để mua phần mềm và cơ sở hạ tầng. Nếu doanh nghiệp này chuyển sang sử dụng phần mềm CRM SaaS, họ chỉ cần trả khoảng 70.000 USD mỗi năm cho dịch vụ thuê bao.
Tiết kiệm thời gian và nhân sự: Doanh nghiệp phải tốn tới 6 tháng thậm chí là nhiều năm để tập trung vào xây dựng và thiết lập hoàn chỉnh một hệ thống on-premise cồng kềnh, đồng thời huy động tất cả nhân viên kỹ thuật tốt nhất đến hỗ trợ. Còn với đội ngũ của nhà cung cấp SaaS, họ chỉ cần tối đa là 1 tuần để thiết lập các tài khoản, tài nguyên và đào tạo sử dụng phần mềm cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Tăng tính linh hoạt: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô sử dụng phần mềm theo nhu cầu. Đồng thời, người dùng luôn luôn thường xuyên tự động cập nhật phần mềm, bao gồm cả việc tối ưu các tính năng cũ và bổ sung thêm các tính năng cao cấp hơn. Bạn không cần lo lắng tìm phiên bản mới được hoặc các bản vá công nghệ. Ví dụ, một doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng có thể dễ dàng thêm người dùng mới vào hệ thống phần mềm SaaS mà không cần phải mua thêm phần mềm hay cơ sở hạ tầng.
Tăng khả năng bảo mật: Nhà cung cấp phần mềm SaaS chịu trách nhiệm bảo mật dữ liệu của người dùng. Điều này giúp doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc bảo trì và nâng cấp hệ thống bảo mật.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sử dụng phần mềm CRM SaaS sẽ được nhà cung cấp phần mềm đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng được bảo mật và an toàn.
Tăng khả năng truy cập: Người dùng có thể truy cập vào phần mềm từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Điều này giúp doanh nghiệp và người dùng cá nhân linh hoạt hơn trong việc sử dụng phần mềm.
Ví dụ: Một nhân viên bán hàng có thể truy cập vào hệ thống phần mềm CRM SaaS từ điện thoại thông minh khi đang đi gặp khách hàng.
Thống kê số lượng sản phẩm SaaS được sử dụng tại các tổ chức – Nguồn: Bettercloud
Weak:
Tùy thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm để cung cấp dịch vụ và hỗ trợ.
Có thể có các hạn chế về tính năng: Doanh nghiệp có thể không có quyền truy cập vào tất cả các tính năng của phần mềm.
Yêu cầu về kết nối Internet: Đây có thể coi là một điểm trừ tương đối lớn của SaaS đối với những người dùng khó tính, đặc biệt là đối với những người công việc yêu cầu di chuyển liên tục, việc không được kết nối ngoại tuyến sẽ làm gián đoạn công việc của họ.
Opportunities:
Sự phát triển của công nghệ đám mây: Công nghệ đám mây đang ngày càng phát triển và trở nên phổ biến hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và ứng dụng mô hình SaaS.
Nhu cầu của doanh nghiệp: Các doanh nghiệp đang ngày càng tìm kiếm các giải pháp phần mềm linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng.
Threats:
Sự cạnh tranh từ các nhà cung cấp khác: Có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm SaaS trên thị trường, tạo ra sự cạnh tranh gay gắt.
Sự thay đổi của công nghệ: Công nghệ luôn thay đổi, các nhà cung cấp phần mềm SaaS cần phải liên tục cập nhật để đáp ứng nhu cầu của người dùng.
3. Việt Nam đã phát triển mô hình SaaS như thế nào?
Mô hình SaaS đang ngày càng trở nên phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt là trong bối cảnh đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy nhu cầu chuyển đổi số của các doanh nghiệp.
Tốc độ phát triển nhanh chóng
Theo thống kê của Statista, doanh thu thị trường SaaS tại Việt Nam dự kiến sẽ đạt 136,30 triệu USD vào năm 2022 và 250,10 triệu USD năm 2027, với tốc độ tăng trưởng hàng năm (CAGR) trong giai đoạn 2022-2027 là 12,91%.
Tốc độ tăng trưởng này là rất ấn tượng, đặc biệt là khi so sánh với tốc độ tăng trưởng của thị trường SaaS toàn cầu, dự kiến sẽ đạt 22,1% trong giai đoạn 2022-2027, đây đều là những con số “khủng” cho thấy tiềm năng và cơ hội rộng mở cho ngành dịch vụ phần mềm này.
Sự tham gia của nhiều doanh nghiệp
Ngành SaaS Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Theo báo cáo của Nextrans (2021), SaaS nằm trong top 5 lĩnh vực được tài trợ cao nhất tại Việt Nam.
Các doanh nghiệp SaaS thành công tại Việt Nam có thể kể đến như:
FPT Software: Nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hàng đầu Việt Nam, cung cấp các giải pháp SaaS trong nhiều lĩnh vực, bao gồm CRM, ERP, HRM,…
Khóa Học Online: Nhà cung cấp nền tảng học trực tuyến, cung cấp các khóa học trực tuyến trong nhiều lĩnh vực, bao gồm tin học, ngoại ngữ, kỹ năng mềm,…
Haravan: Nhà cung cấp nền tảng thương mại điện tử, cung cấp các giải pháp SaaS giúp doanh nghiệp xây dựng và vận hành website thương mại điện tử.
Các lĩnh vực ứng dụng phổ biến
Các lĩnh vực ứng dụng SaaS phổ biến tại Việt Nam bao gồm:
Quản lý doanh nghiệp: Hệ thống ERP, CRM, HR,…
Tạo nội dung: Hệ thống CMS, LMS,…
Tiếp thị và bán hàng: Hệ thống email marketing, CRM,…
Hành chính: Hệ thống quản lý văn bản, tài liệu,…
Giáo dục: Hệ thống học trực tuyến,…
Những yếu tố thúc đẩy sự phát triển của mô hình SaaS tại Việt Nam
Sự phát triển của mô hình SaaS tại Việt Nam là do một số yếu tố thúc đẩy, bao gồm:
Sự phát triển của công nghệ đám mây: Công nghệ đám mây đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và triển khai các giải pháp SaaS.
Nhu cầu chuyển đổi số của các doanh nghiệp: Các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng quan tâm đến chuyển đổi số, và mô hình SaaS là một giải pháp phù hợp để hỗ trợ quá trình chuyển đổi này.
Hỗ trợ của Chính phủ: Chính phủ Việt Nam đang thúc đẩy phát triển kinh tế số, và mô hình SaaS là một trong những lĩnh vực được ưu tiên phát triển.
Tương lai của mô hình SaaS tại Việt Nam
Mô hình SaaS đang ngày càng trở nên phổ biến tại Việt Nam và dự kiến sẽ tiếp tục phát triển trong những năm tới. Sự phát triển này sẽ được thúc đẩy bởi một số yếu tố, bao gồm:
Sự phát triển của công nghệ đám mây: Công nghệ đám mây sẽ ngày càng trở nên phổ biến và mạnh mẽ hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và triển khai các giải pháp SaaS.
Nhu cầu chuyển đổi số của các doanh nghiệp: Nhu cầu chuyển đổi số của các doanh nghiệp Việt Nam sẽ tiếp tục tăng cao, và mô hình SaaS sẽ là một giải pháp phù hợp để hỗ trợ quá trình chuyển đổi này.
Sự phát triển của thị trường đầu tư mạo hiểm: Thị trường đầu tư mạo hiểm tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các doanh nghiệp SaaS.
Ngày nay rất nhiều công ty công nghệ của Việt Nam đã phát triển các phần mềm theo mô hình SaaS. Chúng ta có thể kể tới một vài cái tên điển hình như HROffice, MISA, 1Office,….
Để xây dựng hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn của VietEz. VietEz là một công ty tư vấn quản trị nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, triển khai và cung cấp các giải pháp quản trị nhân sự toàn diện.
VietEz cung cấp các dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI, khung năng lực, Lương 3P, định mức định biên lao động. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, VietEz cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp quản trị nhân sự hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc và phát triển bền vững.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HROffice – Sản phẩm được phát triển bởi Công ty CP VietEz Việt Nam và Công ty ICT4D Việt Nam để hỗ trợ việc quản trị nhân sự hiệu quả. Phần mềm HROffice là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đánh giá nhân sự.
Hệ thống toàn quyền và phân cấp là hai cấu trúc tổ chức khác nhau có thể được sử dụng để quản lý một công ty hoặc tổ chức.
Hệ thống phân quyền (hierarchy structure) là một cơ cấu tổ chức truyền thống dựa trên một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng cũng như các vai trò và trách nhiệm được xác định. Trong cơ cấu phân cấp, nhân viên báo cáo cho người quản lý, người này lần lượt báo cáo cho người quản lý cấp cao hơn,… Cơ cấu này cung cấp các ranh giới quyền hạn và trách nhiệm giải trình rõ ràng, nhưng nó cũng có thể cứng nhắc và chậm thích ứng với sự thay đổi.
Hệ thống phân quyền thường được áp dụng tại các doanh nghiệp lớn, có nhiều cấp quản lý và hoạt động trên nhiều lĩnh vực. Ví dụ như các tập đoàn đa quốc gia, các công ty đa ngành,…
Ở Việt Nam, một số doanh nghiệp áp dụng hệ thống phân quyền hiệu quả có thể kể đến như: Tập đoàn Vingroup, Tập đoàn FPT, Tập đoàn Masan,…
Mặt khác, hệ thống toàn quyền (holacracy structure) là một cơ cấu tổ chức linh hoạt hơn, không có sự phân cấp cố định, không cần sếp hay chức danh. Trong cấu trúc toàn quyền, các nhóm được thành lập xung quanh các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể. Quyền lực được phân bổ như nhau cho các nhóm/ phòng ban, các nhóm sẽ tự quản lý, phân công công việc và quyết định. Công việc được chia theo vai trò (role), chứ không theo bảng mô tả công việc(JD).
Hệ thống toàn quyền thường được áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ, có quy mô hoạt động không quá lớn. Ví dụ như các doanh nghiệp gia đình, các doanh nghiệp khởi nghiệp,…
Một số doanh nghiệp áp dụng hệ thống toàn quyền hiệu quả có thể kể đến như: Zappos, Mercedes-Benz.io, Semrush,…
Một số sự khác biệt nổi bật giữa hệ thống phân quyền và hệ thống toàn quyền:
Quyền lực: Trong một hệ thống phân quyền, quyền lực được tập trung ở cấp cao nhất của tổ chức, trong khi ở cơ cấu toàn quyền, quyền lực được phân bổ khắp tổ chức.
Ra quyết định: Trong hệ thống phân quyền, các quyết định được đưa ra ở cấp cao nhất của tổ chức và được truyền qua chuỗi chỉ huy, trong khi ở cơ cấu toàn quyền, các quyết định được đưa ra bởi các nhóm hoặc nhóm chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ cụ thể.
Tính linh hoạt: Chế độ toàn quyền nhìn chung linh hoạt hơn và dễ thích ứng với sự thay đổi hơn so với cấu trúc phân quyền truyền thống.
Vai trò và trách nhiệm: Trong hệ thống phân quyền, vai trò và trách nhiệm được xác định bằng chức danh và mô tả công việc, trong khi ở cấu trúc toàn quyền, vai trò và trách nhiệm được xác định bởi các nhiệm vụ và dự án cụ thể được giao cho từng nhóm hoặc vòng kết nối.
Cuối cùng, sự lựa chọn giữa cơ cấu tổ chức toàn quyền hay phân quyền sẽ phụ thuộc vào mục tiêu và văn hóa của công ty hoặc tổ chức. Cả hai cơ cấu đều có điểm mạnh và điểm yếu, và điều quan trọng là phải chọn cơ cấu phù hợp nhất với nhu cầu và giá trị của tổ chức.
Tại sao Holacracy lại là xu hướng?
Holacracy là một triết lý quản trị đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây do cách tiếp cận độc đáo của nó đối với cơ cấu tổ chức và ra quyết định. Dưới đây là một số lý do tại sao nó có thể trở thành xu hướng:
Giảm thiểu chi phí quản lý đắt đỏ một cách tối đa:
Theo Gary Hamel, nhà tư vấn quản lý, tác giả và giáo sư người Mỹ “Giả sử, tất cả các tổ chức đều hoạt động với mô hình quản lý 1:10 nghĩa là cứ 1 nhà quản lý lại có 10 nhân viên trực thuộc. Đây là một mô hình lý tưởng với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nhưng với các tập đoàn lớn, với khoảng 100.000 nhân viên thì bài toán chi phí sẽ nhân lên gấp bội lần, doanh nghiệp sẽ có tới 11.111 nhà quản lý, với mức thu nhập trung bình gấp 3 lần một nhân viên thông thường thì tập đoàn sẽ phải dành tới 33% quỹ lương để chi trả cho riêng nhóm quản lý.”
Luận điểm này của Hamel cho rằng với mô hình phân quyền, mức chi phí cho nhóm quản lý sẽ khiến ngân sách của một doanh nghiệp bị bóp nghẹt, dẫn đến tình trạng thiếu hụt khi phải chi trả cho những khoản đầu tư khác đáng giá hơn. Như vậy với mô hình toàn quyền, các doanh nghiệp có thể thể tiết kiệm tối đa khoản chi phí đắt đỏ này.
Quyền được ra quyết định được chia đều:
Hamel đưa ra nhận định rằng: “Các quyết định được đưa ra “trên đỉnh núi” thì khó có thể áp dụng được với những hoạt động đang diễn ra “dưới đồng bằng”.” Bởi theo ông, các nhà quản lý cấp cao thường nắm được rất ít các thông tin về các hoạt động thực tế đang diễn ra trong doanh nghiệp, dẫn đến việc họ thiếu đi những thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó, với mô hình phân quyền – quyền lực tập trung trong tay nhà quản lý – cũng rất khó cho bất cứ cá nhân nào có đủ khả năng để tranh luận và thách thức tính đúng đắn của các quyết định mà nhà quản lý đã đưa ra.
Với hệ thống toàn quyền, các quyết định được đưa ra bởi các nhóm hoặc nhóm chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ cụ thể, tránh trường hợp quyền lực chỉ tập trung ở một nhóm và chi phối toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp
Thời gian đưa ra quyết định, phản hồi nhanh
“Khi những nhà quản lý càng tỏ ra háo hức với việc chứng minh quyền lực trong hệ thống phân cấp, họ thường cản trở, thay vì đẩy nhanh việc xét duyệt các quyết định hay phản hồi tới nhân viên.”, Hamel bình luận.
Như đã phân tích ở luận điểm trên, các nhóm sẽ chịu trách nhiệm ra quyết định với các nhiệm vụ cụ thể trong hệ thống toàn quyền, chính vì vậy mô hình này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian ra quyết định và phản hồi thay vì chờ đợi quyết định đi qua từng tầng quản lý.
Cấu trúc toàn quyền trao quyền lực của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp
Hamel đả kích cấu trúc cũ kỹ này trong doanh nghiệp, cho rằng chúng là con dao đâm sau lưng đang “thu hẹp phạm vi quyền hạn, đồng thời dìm chết sự sáng tạo và sức cống hiến của mỗi nhân viên”. Chính bởi sự phân cấp rạch ròi, quyền lực và sức mạnh phán quyết đều được tập trung ở trên đỉnh nên đội ngũ nhân viên sẽ bị thụ động trong việc thực hiện công việc, những con người bằng xương bằng thịt, dần chẳng khác gì những cỗ máy được lập trình sẵn.
Liệu Holacracy có phải là chiếc chìa khóa vạn năng?
Hệ thống toàn quyền cũng có những điểm bất lợi nhất định, khiến nhiều công ty phải lao đao khi cố gắng triển khai. Điển hình nhất là việc tranh giành lợi ích trong các nhóm, cũng như rối loạn luồng thông tin và quyền quyết định khi giải quyết một vấn đề cụ thể. Đã có rất nhiều công ty thất bại trong việc thử nghiệm mô hình này, có thể kể đến như Google hay Medium. Chỉ sau vài tháng áp dụng Holacracy, thông tin trong Google trở nên hỗn loạn, chính Larry Page – CEO của Google lúc bấy giờ, cũng bị quá tải vì quá nhiều vấn đề nhỏ nhặt mình phải xử lý mỗi ngày. Ngay sau đó, họ lập tức quay trở lại hoạt động với mô hình phân cấp truyền thống.
Nếu như cách thức phân tầng truyền thống tạo ra một bộ máy cồng kềnh và kéo dài quá trình trao đổi thông tin, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc để rút ngắn thời gian phản hồi. VietEz cung cấp giải pháp quản lý và đánh giá thực hiện công việc của nhân viên thông qua phần mềm HROffice. Tại đây chúng tôi đưa ra cho các doanh nghiệp những bộ chỉ số KPI mang tính tương thích cao, đảm bảo mục tiêu được xuyên suốt từ trên xuống. Việc sử dụng phần mềm cũng giảm thiểu quá trình giao tiếp của người dùng nhằm tiết kiệm thời gian thực hiện công việc hằng ngày.
Để xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu, hệ thống lương 3P và thực thi hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn của VietEz. VietEz là một công ty tư vấn quản trị nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, triển khai và cung cấp các giải pháp quản trị nhân sự toàn diện.
VietEz cung cấp các dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI, khung năng lực, Lương 3P, định mức định biên lao động. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, VietEz cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp quản trị nhân sự hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc và phát triển bền vững.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HROffice – Sản phẩm được phát triển bởi Công ty CP VietEz Việt Nam và Công ty ICT4D Việt Nam để hỗ trợ việc quản trị nhân sự hiệu quả. Phần mềm HROffice là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đánh giá nhân sự.
Với sự hỗ trợ của VietEz và phần mềm HROffice, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu gắn liền với hệ thống lương 3P, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra và phát triển bền vững.
