Hệ thống toàn quyền và phân cấp là hai cấu trúc tổ chức khác nhau có thể được sử dụng để quản lý một công ty hoặc tổ chức.
Hệ thống phân quyền (hierarchy structure) là một cơ cấu tổ chức truyền thống dựa trên một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng cũng như các vai trò và trách nhiệm được xác định. Trong cơ cấu phân cấp, nhân viên báo cáo cho người quản lý, người này lần lượt báo cáo cho người quản lý cấp cao hơn,… Cơ cấu này cung cấp các ranh giới quyền hạn và trách nhiệm giải trình rõ ràng, nhưng nó cũng có thể cứng nhắc và chậm thích ứng với sự thay đổi.
Hệ thống phân quyền thường được áp dụng tại các doanh nghiệp lớn, có nhiều cấp quản lý và hoạt động trên nhiều lĩnh vực. Ví dụ như các tập đoàn đa quốc gia, các công ty đa ngành,…
Ở Việt Nam, một số doanh nghiệp áp dụng hệ thống phân quyền hiệu quả có thể kể đến như: Tập đoàn Vingroup, Tập đoàn FPT, Tập đoàn Masan,…
Mặt khác, hệ thống toàn quyền (holacracy structure) là một cơ cấu tổ chức linh hoạt hơn, không có sự phân cấp cố định, không cần sếp hay chức danh. Trong cấu trúc toàn quyền, các nhóm được thành lập xung quanh các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể. Quyền lực được phân bổ như nhau cho các nhóm/ phòng ban, các nhóm sẽ tự quản lý, phân công công việc và quyết định. Công việc được chia theo vai trò (role), chứ không theo bảng mô tả công việc(JD).
Hệ thống toàn quyền thường được áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ, có quy mô hoạt động không quá lớn. Ví dụ như các doanh nghiệp gia đình, các doanh nghiệp khởi nghiệp,…
Một số doanh nghiệp áp dụng hệ thống toàn quyền hiệu quả có thể kể đến như: Zappos, Mercedes-Benz.io, Semrush,…
Một số sự khác biệt nổi bật giữa hệ thống phân quyền và hệ thống toàn quyền:
- Quyền lực: Trong một hệ thống phân quyền, quyền lực được tập trung ở cấp cao nhất của tổ chức, trong khi ở cơ cấu toàn quyền, quyền lực được phân bổ khắp tổ chức.
- Ra quyết định: Trong hệ thống phân quyền, các quyết định được đưa ra ở cấp cao nhất của tổ chức và được truyền qua chuỗi chỉ huy, trong khi ở cơ cấu toàn quyền, các quyết định được đưa ra bởi các nhóm hoặc nhóm chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ cụ thể.
- Tính linh hoạt: Chế độ toàn quyền nhìn chung linh hoạt hơn và dễ thích ứng với sự thay đổi hơn so với cấu trúc phân quyền truyền thống.
- Vai trò và trách nhiệm: Trong hệ thống phân quyền, vai trò và trách nhiệm được xác định bằng chức danh và mô tả công việc, trong khi ở cấu trúc toàn quyền, vai trò và trách nhiệm được xác định bởi các nhiệm vụ và dự án cụ thể được giao cho từng nhóm hoặc vòng kết nối.
Cuối cùng, sự lựa chọn giữa cơ cấu tổ chức toàn quyền hay phân quyền sẽ phụ thuộc vào mục tiêu và văn hóa của công ty hoặc tổ chức. Cả hai cơ cấu đều có điểm mạnh và điểm yếu, và điều quan trọng là phải chọn cơ cấu phù hợp nhất với nhu cầu và giá trị của tổ chức.
Tại sao Holacracy lại là xu hướng?
Holacracy là một triết lý quản trị đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây do cách tiếp cận độc đáo của nó đối với cơ cấu tổ chức và ra quyết định. Dưới đây là một số lý do tại sao nó có thể trở thành xu hướng:
- Giảm thiểu chi phí quản lý đắt đỏ một cách tối đa:
Theo Gary Hamel, nhà tư vấn quản lý, tác giả và giáo sư người Mỹ “Giả sử, tất cả các tổ chức đều hoạt động với mô hình quản lý 1:10 nghĩa là cứ 1 nhà quản lý lại có 10 nhân viên trực thuộc. Đây là một mô hình lý tưởng với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nhưng với các tập đoàn lớn, với khoảng 100.000 nhân viên thì bài toán chi phí sẽ nhân lên gấp bội lần, doanh nghiệp sẽ có tới 11.111 nhà quản lý, với mức thu nhập trung bình gấp 3 lần một nhân viên thông thường thì tập đoàn sẽ phải dành tới 33% quỹ lương để chi trả cho riêng nhóm quản lý.”
Luận điểm này của Hamel cho rằng với mô hình phân quyền, mức chi phí cho nhóm quản lý sẽ khiến ngân sách của một doanh nghiệp bị bóp nghẹt, dẫn đến tình trạng thiếu hụt khi phải chi trả cho những khoản đầu tư khác đáng giá hơn. Như vậy với mô hình toàn quyền, các doanh nghiệp có thể thể tiết kiệm tối đa khoản chi phí đắt đỏ này.
- Quyền được ra quyết định được chia đều:
Hamel đưa ra nhận định rằng: “Các quyết định được đưa ra “trên đỉnh núi” thì khó có thể áp dụng được với những hoạt động đang diễn ra “dưới đồng bằng”.” Bởi theo ông, các nhà quản lý cấp cao thường nắm được rất ít các thông tin về các hoạt động thực tế đang diễn ra trong doanh nghiệp, dẫn đến việc họ thiếu đi những thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó, với mô hình phân quyền – quyền lực tập trung trong tay nhà quản lý – cũng rất khó cho bất cứ cá nhân nào có đủ khả năng để tranh luận và thách thức tính đúng đắn của các quyết định mà nhà quản lý đã đưa ra.
Với hệ thống toàn quyền, các quyết định được đưa ra bởi các nhóm hoặc nhóm chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ cụ thể, tránh trường hợp quyền lực chỉ tập trung ở một nhóm và chi phối toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp
- Thời gian đưa ra quyết định, phản hồi nhanh
“Khi những nhà quản lý càng tỏ ra háo hức với việc chứng minh quyền lực trong hệ thống phân cấp, họ thường cản trở, thay vì đẩy nhanh việc xét duyệt các quyết định hay phản hồi tới nhân viên.”, Hamel bình luận.
Như đã phân tích ở luận điểm trên, các nhóm sẽ chịu trách nhiệm ra quyết định với các nhiệm vụ cụ thể trong hệ thống toàn quyền, chính vì vậy mô hình này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian ra quyết định và phản hồi thay vì chờ đợi quyết định đi qua từng tầng quản lý.
- Cấu trúc toàn quyền trao quyền lực của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp
Hamel đả kích cấu trúc cũ kỹ này trong doanh nghiệp, cho rằng chúng là con dao đâm sau lưng đang “thu hẹp phạm vi quyền hạn, đồng thời dìm chết sự sáng tạo và sức cống hiến của mỗi nhân viên”. Chính bởi sự phân cấp rạch ròi, quyền lực và sức mạnh phán quyết đều được tập trung ở trên đỉnh nên đội ngũ nhân viên sẽ bị thụ động trong việc thực hiện công việc, những con người bằng xương bằng thịt, dần chẳng khác gì những cỗ máy được lập trình sẵn.
Liệu Holacracy có phải là chiếc chìa khóa vạn năng?
Hệ thống toàn quyền cũng có những điểm bất lợi nhất định, khiến nhiều công ty phải lao đao khi cố gắng triển khai. Điển hình nhất là việc tranh giành lợi ích trong các nhóm, cũng như rối loạn luồng thông tin và quyền quyết định khi giải quyết một vấn đề cụ thể. Đã có rất nhiều công ty thất bại trong việc thử nghiệm mô hình này, có thể kể đến như Google hay Medium. Chỉ sau vài tháng áp dụng Holacracy, thông tin trong Google trở nên hỗn loạn, chính Larry Page – CEO của Google lúc bấy giờ, cũng bị quá tải vì quá nhiều vấn đề nhỏ nhặt mình phải xử lý mỗi ngày. Ngay sau đó, họ lập tức quay trở lại hoạt động với mô hình phân cấp truyền thống.
Nếu như cách thức phân tầng truyền thống tạo ra một bộ máy cồng kềnh và kéo dài quá trình trao đổi thông tin, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc để rút ngắn thời gian phản hồi. VietEz cung cấp giải pháp quản lý và đánh giá thực hiện công việc của nhân viên thông qua phần mềm HROffice. Tại đây chúng tôi đưa ra cho các doanh nghiệp những bộ chỉ số KPI mang tính tương thích cao, đảm bảo mục tiêu được xuyên suốt từ trên xuống. Việc sử dụng phần mềm cũng giảm thiểu quá trình giao tiếp của người dùng nhằm tiết kiệm thời gian thực hiện công việc hằng ngày.
__________________________________________________________________________
Để xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu, hệ thống lương 3P và thực thi hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn của VietEz. VietEz là một công ty tư vấn quản trị nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, triển khai và cung cấp các giải pháp quản trị nhân sự toàn diện.
VietEz cung cấp các dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI, khung năng lực, Lương 3P, định mức định biên lao động. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, VietEz cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp quản trị nhân sự hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc và phát triển bền vững.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HROffice – Sản phẩm được phát triển bởi Công ty CP VietEz Việt Nam và Công ty ICT4D Việt Nam để hỗ trợ việc quản trị nhân sự hiệu quả. Phần mềm HROffice là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đánh giá nhân sự.
Với sự hỗ trợ của VietEz và phần mềm HROffice, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu gắn liền với hệ thống lương 3P, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra và phát triển bền vững.
