Tài nguyên

Sau khi nghiệm thu kết thúc dự án tư vấn JD, KPI và C&B tại Resource Vietnam Company (RVC), từ ngày 3/7/2017 đến 10/7/2017 Vietez Việt Nam đã tổ chức đào tạo truyền thông áp dụng hệ thống KPI và C&B mới cho các Managers và người lao động của RVC tại khu vực TPHCM và Đà Nẵng.

Cũng giống như các Doanh nghiệp khác tại Việt Nam, trước khi áp dung một hệ thống quản trị mới thì Managers và người lao động đều có tâm trạng băn khoăn. Chính vì vậy việc đào tạo cho các Managers hiểu và có thể áp dụng được hệ thống quản lý mới cho team của mình là rất quan trọng. Mặc dù hệ thống KPI đã được thiết kế chi tiết, policy rõ ràng, dễ sử dụng nhưng các tình huống phát sinh trong thực tế của mỗi team lại khác nhau, đòi hỏi người quản lý phải hiểu cặn kẽ và thành thục trong việc lựa chon KPIs, đặt Targets và Trọng số từng KPI một cách hợp lý để đạt được performance của Team. Bên cạnh đó, việc truyền thông tới tất cả người lao động của RVC về hệ thống KPI, và chính sách lương thưởng đãi ngộ mới sẽ giúp người lao động có động lực để cùng với các Managers hoàn thành tốt các mục tiêu của team.
Tại các buổi đào tạo truyền thông về KPI và C&B ở khu vực TPHCM và Đà Nẵng, Mr Teddy – CEO RVC là người giải đáp rất nhiều câu hỏi về hệ thống KPI và C&B với các Managers và người lao động thay cho Vietez Việt Nam. Điều chúng tôi ngạc nhiên là sự am hiểu một cách tường tận về KPI của Mr Teddy, từ cách chuyển tải các mục tiêu chiến lược của RVC xuống đến từng team và từng nhân viên, cách đặt các KPI như thế nào cho từng giai đoạn là hợp lý, cách sử dụng hệ thống công thức tính toán KPI…. cho đến việc lý giải những tình huống đặc thù để chứng minh rằng KPI đó là khả thi đối với nhân viên. Ví dụ, nhân viên QA/QC đăt câu hỏi là với KPI “Thời gian phản hồi khách hàng” trước đây cam kết với KH là 24h, nay đặt KPI với target là trong vòng tối đa 12h là quá áp lực đối với nhân viên, Mr Teddy đã giải thích rằng chiến lược của RVC là nâng cao chất lượng Customer service, Khách hàng thì ở Mỹ, mà giờ (time) của Mỹ ngược 100% với Việt Nam ( ngày Việt Nam là đêm của Mỹ ) nên cần phản hồi ngay trong ngày thì hôm sau Khách hàng sẽ nhận được report, nếu nhân viên RVC hôm sau mới phản hồi thì 1 ngày sau nữa mới tới được Khách hàng là quá chậm. Để hỗ trợ nhân viên đạt KPI, RVC sẽ set up công cụ phần mềm cập nhật thông tin, số liệu để rút ngắn thời gian tác nghiệp, như trước đây cần 4 giờ làm report thì nay chỉ cần 30 phút là có thể hoàn thành report và phản hồi khách hàng ngay trong ngày.
Với lý giải trên đây của Mr Teddy chúng ta cũng thấy rằng, KPI bên cạnh là công cụ set up và quản trị các mục tiêu, nó cũng giúp chỉ ra cho Doanh nghiệp những điểm cần thiện để cải thiện nâng cao năng suất lao động, và Mr Teddy đúng là một chuyên gia về KPI !

Kết thúc dự án tư vấn KPI và C&B này, RVC sẽ tiếp tục hợp tác với Vietez Việt Nam xây dựng phần mềm KPI online để quản lý và đo lường hiệu suất một cách xuyên suốt từ công ty tới từng nhân viên, rút ngắn thời gian đánh giá nhân sự, đảm bảo quản lý được hiệu suất hàng ngày ngay cả trên Smartphone. Người Manager có thể đi công tác bất cứ đâu trên thế giới đều theo dõi và đánh giá được KPI của nhân viên. Với Hệ thống như vậy, Mr Teddy tin tưởng rằng sẽ hỗ rất nhiều cho công tác quản trị điều hành của các managers RVC.

Công ty cổ phần điện máy Việt Nam (Todimax) tiền thân là Tổng Công ty Điên máy,  một doanh nghiệp hàng đầu của Bộ công  thương được thành lập từ năm 1958, có quan hệ thương mại với các hãng uy tín trên thế giới và là một đối tác truyền thống, tin cậy của bạn hàng trong nước.

Hoạt động sản xuất kinh doanh  chính bao gồm các lĩnh vực:

– Xuất nhập khẩu và kinh doanh hàng điện máy, Kim khí tiêu dùng, phương tiện đi lại, thiết bị viễn thông …

– Sản xuất, gia công lắp ráp hàng điện tử,điện máy.

– Gia công sản xuất phụ tùng xe máy, lắp ráp xe gắn máy.

– Kinh doanh máy móc, thiết bị phương tiện vận tải và thiết bị phụ trợ, nguyên liệu, loại màu, kim loại đen, hóa chất

– Cho thuê văn phòng làm việc, kho hàng …

– Liên doanh với các đối tác trong và ngoài nước đầu tư sản xuất các loại hàng hóa và vật tư tiêu dùng

Để nâng cao hoạt động quản trị điều hành, tạo động lực cho người lao động, nâng cao năng suất lao động, Tháng 1/2018, Todimax đã lựa chọn và hợp tác với Vietez Việt Nam triển khai dự án xây dựng hệ thống bản mô tả công việc (JD), hệ thống đánh giá hiệu suất (KPI) và hệ thống lương thưởng (C&B) áp dụng cho 100% CBNV tại 10 đơn vị phòng ban, xí nghiệp và chi nhánh.

Sau 06 tháng triển khai xây dựng và áp dụng, tại buổi họp tổng kết ngày 13/7/2018 giữa HĐQT, Ban TGĐ Todimax với Vietez Việt Nam, Ông Nguyễn Văn Trung- Tổng giám đốc đã phát biểu: “Hệ thống lương thưởng và đánh giá hiệu suất công việc mới này áp dụng đến từng người lao động theo chuẩn mực, rất tường minh, rõ ràng chứ không cào bằng như trước đây. Qua hệ thống này, người lao động sẽ có động lực để làm việc trách nhiệm hơn, tăng suất lao động”. Vietez sẽ tiếp tục hỗ trợ Todimax trong suốt quá trình áp dụng để đảm bảo hiệu quả tối đa của hệ thống KPI và lương thưởng đã xây dựng.

Sau khi áp dụng hiệu quả hệ thống BSC&KPI do Vietez tư vấn , tại chương trình sơ kết 6 tháng đầu năm 2018 SUNGROUP đã đánh giá lại các đối tác tư vấn cho Sungroup và quyết định tiếp tục lựa chon Vietez Việt Nam để để triển khai dự án tư vấn BSC&KPI cho SUNPQ.

SUNPQ là đơn vị đại diện cho SUNGROUP là chủ đầu tư phát triển các dự án tại Phú Quốc như: JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay; Premier Village Phu Quoc Resort; Premier Residences Phu Quoc Emerald Bay; Sun Premier Village Kem Beach Resort; Dự án cáp treo Hòn Thơm; Cáp treo Tây Ninh và dự án Cột cờ Cà Mau…với tổng mức đầu tư hàng chục ngàn tỷ đồng.

Ngày 14/8/2018, Vietez đã triển khai dự án BSC&KPI tại SunPQ bao gồm 15 đơn trực thuộc với khoảng 80 jobs trong thời gian 3 tháng.  Anh Phạm Quốc Quân – Phó Tổng giám đốc Tập đoàn phụ trách khu vực phía nam tin tưởng với kinh nghiệm đã triển khai thành công dự án tương tự tại SUNEC, Vietez sẽ nắm bắt đặc thù và đưa ra các giải pháp phù hợp để triển khai dự án tại SUNPQ hiệu quả, giúp nâng cao năng lực quản trị điều hành của SUNPQ, quản lý đánh giá hiệu suất công việc của CBNV rõ ràng hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chiến lược Tập đoàn giao.

Phương pháp chuẩn mực quốc tế, sản phẩm có tính ứng dụng cao và dễ dàng áp dụng đã tạo nên giá trị thực sự cho DN, Vietez chắc chắn sẽ là đối tác tin cây của SUNGROUP trong các dự án tiếp theo.

Trước tiên, chúng ta cần khẳng định rằng hệ thống BSC&KPI không hề có lỗi đối với thất bại của các doanh nghiệp trong việc áp dụng nó. Những sai lầm phổ biến thường đến từ chính quá trình vận hành và ứng dụng KPI, trong khi chưa nắm bắt được những yếu tố thuộc về bản chất, cốt lõi. Một số nguyên nhân chính như sau:

1.Không xác định được mục tiêu chiến lược rõ ràng

Ai cũng biết BSC&KPI ngoài vai trò là một công cụ quản lý hiệu suất, hệ thống này bản chất là một công cụ quản trị và đo lường chiến lược, quản trị mục tiêu một cách xuyên suốt từ cấp cao nhất đến những vị trí thấp nhất trong một tổ chức. Để phát huy sức mạnh của KPI & BSC doanh nghiệp cần phải có một chiến lược kinh doanh cụ thể dài hơi. Nhưng Vietez nhận thấy đây là khâu yếu nhất tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

2.Ứng dụng BSC&KPI một cách “nửa vời”

BSC&KPI chính là một công cụ có hiệu quả đặc biệt trong việc gắn kết các mục tiêu trong cùng một tổ chức. Tuy nhiên qua thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đang triển khai ứng dụng hệ thống này một cách “nửa vời”. Thông qua hệ thống KPI, các mục tiêu của công ty chỉ được truyền đạt tới đội ngũ quản lý cấp trung. Còn với độ ngũ nhân viên lại tiếp tục được sử dụng những hệ thống chỉ tiêu chung, thiếu tính đặc thù cho từng vị trí công việc. Thậm chí cũng không liên quan gì đến mục tiêu chung của tổ chức.

3.Thiếu kiên trì và thiếu quyết liệt khi triển khai áp dụng BSC&KPI

Bất kỳ môt hệ thống nào khi mới áp dụng cũng cần phải thời gian và sự hiệu chỉnh cho phù hợp, vấn đề này đặc biệt quan trọng khi BSC&KPI là một hệ thống làm thay đổi triết lý và phương thức quản trị của Doanh nghiệp mà trong đó vai trò của con người là trung tâm.  

Có một doanh nghiệp triển khai áp dụng hệ thống BSC&KPI vào hoạt động quản trị chiến lược, quản lý hiệu suất công việc và cơ chế trả lương theo 3P. Chỉ trong vòng 6 tháng đã đem lại những kết quả rõ nét, năng suất lao động của hầu hết các bộ phận được cải thiện, cá biệt có những bộ phận gia tăng gấp ba lần.

Tuy nhiên sau kỳ đánh giá 6 tháng có một Trưởng phòng không đạt KPI nhưng thay vì áp dụng những chế tài, TGĐ lại du di để điều chỉnh lại KPI của 6 tháng trước đó để giúp Trưởng phòng đó hoàn thành. Và lẽ tất yếu đã làm “méo mó” cả hệ thống.

Một nét “văn hóa KPI” đang được hình thành tại doanh nghiệp này phút chốc có nguy cơ sụp đổ khi những nguyên tắc và chuẩn mực bị phá vỡ. Hệ thống BSC&KPI ứng dụng sẽ không hiệu quả khi việc điều chỉnh chỉ tiêu trở nên phổ biến. Điều đó minh chứng cho sự thiếu kiên trì trong việc ứng dụng BSC&KPI và mức độ quyết liệt khi triển khai thực hiện.

4. Không chú trọng đến hạ tầng thông tin đo lường

BSC&KPI là một hệ thống quản trị chiến lược, quản trị mục tiêu hiệu suất của tổ chức. Nhìn vào hệ thống các chỉ tiêu, thông thường người ta chỉ nhìn thấy kết quả cuối cùng. Nhưng nếu chỉ nhìn nhận và triển khai áp dụng như vậy thì tất yếu việc ứng dụng BSC&KPI sẽ không đem lại hiệu quả như mong muốn.

Thế mạnh của hệ thống này là khả năng định lượng ngay cả với những công việc có tính chất định tính. Và từ đó tạo cơ sở cho việc giám sát theo dõi một cách thường xuyên sự vận hành của hệ thống trên con đường đi đến mục tiêu đã đề ra. Đồng thời để có thể đề ra những biệp pháp hiệu chỉnh và thúc đẩy cho phù hợp.

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng BSC&KPI nhưng lại không chuẩn bị cho mình một hạ tầng thu thập thông tin đầy đủ để giám sát quá trình thực hiện và đánh giá mục tiêu của các bộ phận, cá nhân. Việc đánh giá thiếu chính xác dẫn đến không có được những biện pháp hỗ trợ và thúc đẩy các hoạt động, khiến hệ thống BSC&KPI mất đi rất nhiều tác dụng vốn có của nó.

5.Thiếu sự phân cấp, phân quyền trong hoạt động

Thói quen ôm đồm của nhiều lãnh đạo doanh nghiệp sẽ gây ra khó khăn cho việc ứng dụng mọi công cụ quản trị chứ không chỉ riêng BSC&KPI. Thiếu hệ thống phân quyền rõ ràng trong hoạt động khiến mọi quyết định trở nên chủ quan, duy ý chí và lệ thuộc hoàn toàn vào người đứng đầu doanh nghiệp.

Tất nhiên phong cách lãnh đạo này không thể phù hợp với một hệ thống quản trị hiện đại đòi hỏi mỗi cá nhân trong guồng máy phải có quyền chủ động, sáng tạo để phát huy vai trò chuyên biệt của mình trong một phạm vi đủ rộng để đạt được KPI.

Những bước quan trọng để có thể xây dựng BSC&KPI một cách cho doanh nghiệp tại Việt Nam và áp dụng vào trong quản lý thực tế của chủ doanh nghiệp.

5 bước xây dựng BSC&KPI

1. Xây dựng BSC&KPI cấp công ty

2. Xây dựng BSC&KPI cấp phòng, ban

3. Xây dựng KPI cấp nhân viên

4. Thiết lập các bảng KPI cho 100% CBNV

5. Thiết lập quy chế, quy trình biểu mẫu áp dụng KPI

Xem chi tiết tại đây