Tài nguyên

Trong thời đại công nghệ 4.0, dữ liệu đang ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp, tổ chức. Để có thể khai thác hiệu quả dữ liệu, các doanh nghiệp, tổ chức cần sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu, trong đó có dashboard.

Dashboard là một công cụ trực quan hóa dữ liệu, giúp doanh nghiệp, tổ chức theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động. Một dashboard hiệu quả cần đáp ứng được các tiêu chí sau: Đúng mục tiêu – Đúng dữ liệu – Đúng thông tin – Đúng giao diện. Tại Phần 2 này, chúng tôi sẽ giới thiệu về các công cụ tạo dashboard hữu ích trên thị trường và cách để thiết kế Dashboard hiệu quả. 

Công cụ để tạo Dashboard

Để tạo một Dashboard hiệu quả, việc lựa chọn công cụ phù hợp là vô cùng quan trọng. Hiện nay có rất nhiều công cụ để tạo Dashboard, mỗi công cụ đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng.Các công cụ phổ biến hiện nay để tạo Dashboard bao gồm:

1. Tableau:

Đây là một trong những công cụ phổ biến nhất hiện nay để tạo Dashboard do tính năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ. Tableau cho phép kéo thả dễ dàng để tạo các biểu đồ, bảng và đồ họa phức tạp.

• Ưu điểm: Trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều nguồn dữ liệu
• Nhược điểm: Giá cả cao, yêu cầu kỹ năng cài đặt phức tạp

2. Power BI:

Là công cụ do Microsoft phát triển, cung cấp khả năng trực quan hóa dữ liệu tương tự Tableau. Power BI tích hợp tốt với các sản phẩm của Microsoft như Excel.

• Ưu điểm: Tích hợp tốt với Microsoft, giá cả phải chăng
• Nhược điểm: Khả năng tùy biến thấp hơn so với Tableau

3. Looker:

Là công cụ mã nguồn mở giúp tạo Dashboard đơn giản và dễ sử dụng. Looker sử dụng ngôn ngữ SQL để truy vấn dữ liệu.

• Ưu điểm: Dễ sử dụng, mã nguồn mở
• Nhược điểm: Khả năng trực quan hóa dữ liệu hạn chế

4. Domo:

Là công cụ đám mây giúp kết nối nhiều nguồn dữ liệu và cho phép người dùng tạo Dashboard một cách trực quan.

• Ưu điểm: Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn, dễ sử dụng
• Nhược điểm: Giá cả cao, tùy biến hạn chế

5. Klipfolio:

Là công cụ trực tuyến giúp tạo các Dashboard từ Excel, Google Sheets hoặc nguồn dữ liệu trực tiếp từ web.

• Ưu điểm: Giá cả phải chăng, dễ dàng tích hợp
• Nhược điểm: Chức năng còn hạn chế so với các công cụ chuyên dụng

Nhìn chung, việc lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách và nguồn lực của từng doanh nghiệp. Cần cân nhắc kỹ để đưa ra quyết định phù hợp và tối ưu nhất.

Thiết kế Dashboard hiệu quả

Một số nguyên tắc cơ bản để thiết kế Dashboard bao gồm:

• Lựa chọn layout phù hợp: Layout của Dashboard cần phù hợp với mục đích sử dụng và dữ liệu hiển thị. Các layout phổ biến bao gồm các ô thông tin, biểu đồ, bảng số liệu…Cần kết hợp các yếu tố trực quan phù hợp để truyền tải thông tin một cách hiệu quả.
• Chú trọng trực quan hóa: Sử dụng các biểu đồ, hình ảnh, màu sắc, các yếu tố thị giác để truyền tải thông tin một cách trực quan, dễ hiểu. Tránh dùng quá nhiều văn bản để mô tả.
• Tránh quá tải thông tin: Chỉ nên hiển thị những thông tin thực sự cần thiết, tránh đưa quá nhiều chi tiết khiến người xem bị phân tâm. Cần loại bỏ các thông tin dư thừa, không liên quan.
• Đảm bảo tính thống nhất: Các yếu tố trên Dashboard cần có sự thống nhất về phong cách thiết kế, màu sắc, font chữ…để tạo cảm giác dễ chịu, thân thiện với người dùng.

Những nguyên tắc trên sẽ giúp tạo ra một Dashboard vừa dễ sử dụng, vừa truyền tải thông tin hiệu quả tới người dùng. Một Dashboard được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác.

Xu hướng phát triển Dashboard

Dashboard ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Cùng với sự phát triển của công nghệ, Dashboard đang có những xu hướng sau:

Dashboard di động

Với sự phổ biến của các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng, Dashboard di động cho phép người dùng truy cập vào dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Dashboard di động cung cấp tính linh hoạt và tiện lợi cho người dùng khi cần theo dõi và phân tích dữ liệu trên đường.

Các ứng dụng di động hỗ trợ tạo và quản lý Dashboard như Power BI Mobile, Datapine hay Sisense cho phép người dùng truy cập nhanh chóng vào các bảng điều khiển quan trọng.

Tích hợp AI và Machine Learning

Việc ứng dụng công nghệ AI và Machine Learning trong Dashboard đang là xu hướng mới. AI và ML có thể hỗ trợ tự động hóa quy trình tạo dashboard, phân tích dữ liệu và cảnh báo những thay đổi quan trọng.

Chẳng hạn, AI có thể tự động tạo các biểu đồ, bảng và mô hình phù hợp với dữ liệu. Còn ML có thể dự đoán xu hướng và cảnh báo sớm các vấn đề tiềm ẩn. Điều này giúp Dashboard thông minh và tự động hóa hơn.

Dashboard tương tác cao

Dashboard tương tác cao cho phép người dùng thao tác với dữ liệu một cách trực quan, dễ dàng qua các tính năng kéo thả, phóng to thu nhỏ, lọc dữ liệu… Một số tính năng tương tác cao là:

• Tùy chỉnh bảng điều khiển nhanh chóng qua kéo thả các thành phần.
• Kết nối các trang, bảng điều khiển với nhau để cung cấp góc nhìn 360 độ về dữ liệu.
• Lọc, phân loại dữ liệu nhanh chóng để tập trung vào thông tin cần thiết.
• Cho phép tương tác bằng các cử chỉ như vuốt, chạm, phóng to thu nhỏ.

Dashboard tương tác cao mang lại trải nghiệm phong phú, thân thiện cho người dùng cuối.

Kết luận

Tóm lại, Dashboard có những đặc điểm và lợi ích chính sau:

• Cung cấp tầm nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh thông qua bảng điều khiển trực quan, dễ hiểu.
• Tích hợp và trình bày dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Cho phép drill down và phân tích chi tiết.
• Cảnh báo về các vấn đề, rủi ro tiềm ẩn.
• Giúp đánh giá hiệu quả các chiến dịch, sản phẩm.
• Theo dõi các chỉ số quan trọng (KPIs).

Đối với doanh nghiệp, một số lời khuyên khi lựa chọn và sử dụng Dashboard:

• Xác định rõ mục đích, yêu cầu trước khi lựa chọn hoặc phát triển Dashboard.
• Chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của doanh nghiệp.
• Thiết kế giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng.
• Đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác và cập nhật.
• Xây dựng quy trình vận hành và cập nhật Dashboard thường xuyên.
• Đào tạo cho người dùng cách sử dụng và đọc hiểu Dashboard.

Việc ứng dụng Dashboard sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời.

Giới thiệu về Dashboard

Dashboard là gì? Dashboard là một công cụ trực quan hóa dữ liệu, cho phép người dùng theo dõi và phân tích các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp hoặc dự án trên một giao diện duy nhất.

Một Dashboard hoàn chỉnh – đầy đủ và chính xác – sẽ có khả năng giải đáp các thắc mắc xoay quanh một vấn đề cụ thể của doanh nghiệp. Dashboard cung cấp một bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác, kịp thời khi xuất hiện vấn đề trong quá trình vận hành.  

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đã đẩy Dashboard lên một tầm cao mới. Ngày nay, Dashboard giúp các doanh nghiệp phân tích dữ liệu lớn, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác để hỗ trợ quá trình ra quyết định. Sự phổ biến của Dashboard đến từ khả năng trực quan hóa dữ liệu phức tạp, mang đến góc nhìn tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp.

Cấu trúc của Dashboard

Dashboard thường bao gồm các thành phần chính sau:

• Biểu đồ: Biểu đồ là cách trực quan và dễ hiểu để thể hiện dữ liệu. Các loại biểu đồ phổ biến trong Dashboard bao gồm biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường. Biểu đồ cho phép người dùng dễ dàng nhận biết xu hướng và mối tương quan giữa các chỉ số.
• Bảng biểu: Bảng biểu được sử dụng để thể hiện dữ liệu chi tiết dưới dạng số liệu và bảng. Bảng biểu thường liệt kê các chỉ số quan trọng, cho phép so sánh dữ liệu dễ dàng.
• Chỉ số KPI: KPI (Key Performance Indicator) là các chỉ số hiệu quả hoạt động quan trọng. KPI thể hiện dưới dạng số liệu, biểu đồ để đánh giá hiệu quả một lĩnh vực cụ thể.
• Cảnh báo: Cảnh báo được tích hợp để thông báo khi chỉ số vượt ngưỡng cho phép. Người dùng có thể cài đặt cảnh báo dựa trên các ngưỡng định sẵn hoặc tùy chỉnh.
• Bộ lọc: Bộ lọc cho phép người dùng tùy chỉnh dữ liệu trên Dashboard, ví dụ lọc theo khoảng thời gian, chi nhánh, sản phẩm, v.v…

Các thành phần trên Dashboard thường được bố trí hợp lý để người dùng dễ quan sát và phân tích. Các biểu đồ, bảng biểu quan trọng được đặt ở vị trí nổi bật. Các lĩnh vực liên quan được nhóm gần nhau để dễ so sánh. Người thiết kế cần cân nhắc không gian, màu sắc, kích thước phông chữ sao cho thuận tiện cho người dùng.

Các loại Dashboard phổ biến

Dashboard được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại Dashboard phổ biến:

• Dashboard tài chính: Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, công nợ, tồn kho… Giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh tình hình tài chính để ra quyết định kịp thời.
• Dashboard marketing: Thu thập và phân tích các số liệu về chiến dịch marketing như lượt truy cập website, tỷ lệ chuyển đổi, hiệu quả quảng cáo… nhằm đánh giá hiệu quả của các chiến dịch và điều chỉnh chiến lược marketing.
• Dashboard bán hàng: Cung cấp thông tin về doanh số bán hàng, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chốt đơn… theo từng khu vực, sản phẩm, nhân viên bán hàng. Giúp phân tích và ra quyết định để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
• Dashboard nhân sự: Thu thập các chỉ số nhân sự quan trọng như số lượng nhân viên, tỷ lệ thôi việc, hiệu suất lao động, chi phí nhân sự… Giúp bộ phận HR theo dõi và cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự.
• Dashboard sản xuất: Theo dõi các chỉ tiêu sản xuất như số lượng sản phẩm, tồn kho, tỷ lệ lỗi sản phẩm, thời gian sản xuất… Giúp cải thiện năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động sản xuất.

Data sources cho Dashboard

Dữ liệu là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của một Dashboard. Thông thường, Dashboard sẽ được kết nối, tích hợp dữ liệu từ các hệ thống khác nhau như:

• CRM (Customer Relationship Management): cung cấp dữ liệu về khách hàng như số lượng khách hàng mới, tỷ lệ giữ chân khách hàng, doanh số bán hàng theo khu vực địa lý, chi tiết giao dịch của khách hàng…
• ERP (Enterprise Resource Planning): cung cấp dữ liệu về các hoạt động trong doanh nghiệp như sản xuất, kho vận, kế toán, tài chính…
• Database: có thể kết nối trực tiếp tới cơ sở dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp để truy xuất dữ liệu.
• Dữ liệu từ website, mạng xã hội: cung cấp thông tin về lưu lượng truy cập, các chỉ số tương tác, phân tích khách hàng…
• Dữ liệu từ các thiết bị IoT, cảm biến: cho phép theo dõi và giám sát thời gian thực.
• Dữ liệu bên thứ ba: dữ liệu từ các nguồn công khai hoặc được cung cấp bởi bên thứ ba.

Để tích hợp dữ liệu, các công cụ tạo Dashboard thường hỗ trợ kết nối trực tiếp tới hầu hết các nguồn dữ liệu phổ biến thông qua các giao thức như ODBC, JDBC, REST API. Ngoài ra có thể sử dụng các công cụ ETL để chuẩn hóa, biến đổi và tải dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào kho dữ liệu chung.

Lợi ích của việc sử dụng Dashboard

Dashboard mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

• Tổng quan dữ liệu nhanh chóng: Dashboard cho phép người dùng xem tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh chỉ với một cái nhìn. Thay vì phải đọc hàng trăm trang báo cáo, giờ đây chỉ cần mở Dashboard là có thể nắm bắt được tình hình chung.
• Giám sát các chỉ số quan trọng: Dashboard thường bao gồm các chỉ số KPI quan trọng, cho phép người dùng dễ dàng theo dõi và giám sát hiệu suất hoạt động. Nhờ đó, có thể kịp thời phát hiện và khắc phục các vấn đề nảy sinh.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Với tổng quan đầy đủ về dữ liệu, Dashboard giúp người dùng dễ dàng phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên số liệu thực tế.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì mất nhiều thời gian để thu thập, chỉnh sửa và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, Dashboard tập hợp mọi thông tin quan trọng vào một nơi, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Nhờ những lợi ích trên, Dashboard đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các nhà quản lý và các tổ chức muốn nâng cao hiệu quả hoạt động.

Kết luận

Dashboard ngày càng trở nên phổ biến và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại. Dashboard giúp tổng hợp, trực quan hóa và phân tích dữ liệu, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định và điều hành kinh doanh.

Việc ứng dụng Dashboard sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời. 

Tình hình kinh tế năm 2023 có nhiều biến động, chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như dịch bệnh, xung đột Nga – Ukraine, lạm phát,… Điều này đã tác động không nhỏ đến thị trường lao động và tỷ lệ thất nghiệp của Việt Nam đầu năm 2024.

Tỷ lệ thất nghiệp của lao động trong độ tuổi năm 2023 là 2,28%, giảm 0,06 điểm phần trăm so với năm 2022. Tuy nhiên, tỷ lệ thất nghiệp của thanh niên (người từ 15-24 tuổi) năm 2023 là 7,63%, cao hơn mức trung bình chung.

Dự báo, tỷ lệ thất nghiệp của Việt Nam đầu năm 2024 có thể tăng nhẹ so với cùng kỳ năm 2023. Nguyên nhân là do tình hình kinh tế thế giới vẫn còn nhiều biến động, chưa có dấu hiệu phục hồi rõ rệt. Điều này sẽ tác động tiêu cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam, dẫn đến tình trạng mất việc làm, thu nhập giảm sút của người lao động.

Các chuyên gia cũng cảnh báo hiện tượng, một số doanh nghiệp không thật sự khó khăn cũng chấm dứt hợp đồng lao động hoặc đóng dây chuyền sản xuất để “né” trả lương, thưởng hoặc phải trả lương theo lộ trình tăng lương tối thiểu vùng, đúng vào thời điểm cuối năm. Có thể đây là những doanh nghiệp kiểu “nay thành lập, mai giải thể” làm ăn chụp giật, không tính tới đường trường nên không gắn bó với người lao động. Nhưng vì lợi nhuận trước mắt mà cư xử tệ với người lao động là cách tự làm hại mình.

Chính những nguyên nhân như tình hình kinh tế suy thoái, tâm lý “né thưởng” của một số doanh nghiệp hay lợi dụng kẽ hở trong quy định pháp luật đã dẫn đến hiện tượng người lao động bị cho thôi việc ngay trước Tết âm lịch tại Việt Nam. Vậy người lao động cần phải làm gì để bảo vệ quyền lợi của bản thân trước tình thế “tiến thoái lưỡng nan” này.

Hai trường hợp người lao động bị thôi việc vào cuối năm

Trường hợp 1: Doanh nghiệp không gia hạn HĐLĐ với người lao động

Từ ngày 01/01/2021, khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, quy định về việc thông báo trước khi hết hạn hợp đồng đã có sự thay đổi.

Khoản 1 Điều 45 BLLĐ năm 2019 chỉ quy định người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động hết thời hạn. Như vậy, từ năm 2021, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc hết hạn hợp đồng nhưng không cần đảm bảo về số ngày báo trước.

Nghị định 28/2020/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/4/2020 đã bỏ quy định về việc xử phạt đối với hành vi không báo trước ngày hết hạn hợp đồng theo thời hạn quy định tại Nghị định 95/2013/NĐ-CP. Như vậy, theo quy định hiện nay, doanh nghiệp không báo trước ngày hợp đồng lao động hết hạn sẽ không còn bị phạt hành chính.

Vậy nên, doanh nghiệp không vi phạm pháp luật trong trường hợp này và người lao động có thể tham khảo các cách sau đây để làm chủ được tình hình:

1.Tìm hiểu lý do không được gia hạn HĐLĐ và trao đổi để tiếp tục công việc với những vị trí khác trong công ty:

Người lao động cần hỏi rõ doanh nghiệp lý do không tiếp tục gia hạn hợp đồng lao động với mình. Điều này sẽ giúp người lao động hiểu rõ tình hình và có những biện pháp phù hợp như đề xuất làm ở những vị trí khác trong công ty. 

2.Đánh giá khả năng tìm kiếm việc làm mới

Người lao động cần đánh giá khả năng tìm kiếm việc làm mới của mình. Nếu khả năng tìm kiếm việc làm mới cao, người lao động có thể đề nghị doanh nghiệp cho nghỉ ngay để có thời gian chuẩn bị. Nếu khả năng tìm kiếm việc làm mới thấp, người lao động có thể đề nghị doanh nghiệp cho nghỉ việc sau thời hạn báo trước.

3.Tìm kiếm việc làm mới

Khi không được gia hạn hợp đồng lao động, người lao động cần nhanh chóng tìm kiếm việc làm mới để đảm bảo thu nhập. Người lao động có thể tìm kiếm việc làm thông qua các kênh như: mạng xã hội, trang web tuyển dụng,…

4.Làm thủ tục hưởng BHXH thất nghiệp

Khi thời điểm nghỉ việc quá sát tết mà người lao động không kịp tìm việc mới, có thể cân nhắc đến việc thực hiện thủ tục hưởng BHXH thất nghiệp để có thể duy trì cuộc sống và có thêm thời gian để tìm công việc mới sau tết.

Trường hợp 2 : Doanh nghiệp chấm dứt HĐLĐ trước thời hạn

Căn cứ Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp sau:

1 – Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng.

2 – Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa hồi phục.

3 – Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc di dời, thu hẹp sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu mà đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn phải giảm chỗ làm.

4 – Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau 15 ngày sau khi thời hạn tạm hoãn hợp đồng.

5 – Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, trừ có thỏa thuận khác.

6 – Người lao động tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục mà không có lý do chính đáng.

7 – Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.

Nếu không có các lý do trên mà tự ý đuổi việc người lao động, doanh nghiệp sẽ bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Khi rơi vào trường hợp này, người lao động thường khó tìm được tiếng nói chung với doanh nghiệp, nên có thể tham khảo theo một trong 2 cách sau để đòi lại quyền lợi của mình:

Cách 1: Khiếu nại

• Khiếu nại lần đầu: Tới người sử dụng lao động.

Nếu không được giải quyết hoặc không đồng ý với cách giải quyết của người sử dụng lao động, người lao động tiến hành khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện tại Tòa án.

• Khiếu nại lần hai: Gửi đơn khiếu nại Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Thời hạn thụ lý đơn khiếu nại: Trong 07 ngày làm việc.

• Thời hạn giải quyết việc khiếu nại: Không quá 45 ngày (hoặc 60 ngày với vụ việc phức tạp), kể từ ngày thụ lý; ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn là không quá 60 ngày (hoặc 90 ngày với vụ việc phức tạp), kể từ ngày thụ lý.

Cách 2: Khởi kiện

Theo Điều 188 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có thể trực tiếp khởi kiện tới Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự mà không cần trải qua thủ tục hòa giải.

Căn cứ Điều 32, Điều 35, Điều 39 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, Tòa án có thẩm quyền giải quyết là Tòa án nhân dân cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Vì vậy, người lao động muốn khởi kiện phải đến đây để nộp đơn khởi kiện và thực hiện các thủ tục liên quan.

KPI hay Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức. KPI được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức để đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó đưa ra các quyết định điều hành phù hợp.

Tuy nhiên, việc xây dựng KPI không hề đơn giản và có thể dẫn đến những sai lầm nếu không được thực hiện đúng cách. Dưới đây là một số sai lầm điển hình khi xây dựng KPI trên thị trường:

1. KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Đây là sai lầm phổ biến nhất khi xây dựng KPI. KPI cần phải được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Ví dụ, nếu mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là tăng trưởng doanh thu 20% trong năm 2023, thì KPI cần được xây dựng để đo lường các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chẳng hạn như doanh thu bán hàng, doanh thu từ dịch vụ, doanh thu từ sản phẩm mới, v.v.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ xây dựng KPI dựa trên ý kiến chủ quan của lãnh đạo hoặc dựa trên các chỉ tiêu đang được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp khác. Điều này khiến cho KPI không phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và không thể đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một cách chính xác.

2. KPI không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp

KPI cần phải được xây dựng phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp, bao gồm quy mô, nguồn lực, trình độ của nhân viên, v.v. Nếu KPI quá cao hoặc quá thấp so với thực tế, thì sẽ không thể đánh giá chính xác hiệu suất công việc của nhân viên.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp là một công ty khởi nghiệp với quy mô nhỏ, thì không thể đặt ra KPI là tăng trưởng doanh thu 50% trong năm đầu tiên hoạt động. KPI này là quá cao và không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại đặt ra KPI quá cao hoặc quá thấp so với thực trạng của doanh nghiệp. Điều này khiến cho KPI không thể đánh giá chính xác hiệu suất công việc của nhân viên và dẫn đến những hệ lụy tiêu cực, chẳng hạn như gây áp lực cho nhân viên, khiến nhân viên chán nản, hoặc khiến nhân viên không có động lực làm việc.

3. KPI không cụ thể, đo lường được

KPI cần phải được cụ thể, đo lường được, có thể thực hiện được và có thời hạn cụ thể. Nếu KPI không cụ thể, thì sẽ khó có thể đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên một cách chính xác.

Ví dụ, KPI “tăng trưởng doanh thu” là quá chung chung và không thể đo lường được. KPI này cần được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu như:

• Tăng trưởng doanh thu bán hàng: 10%

• Tăng trưởng doanh thu từ dịch vụ: 20%

• Tăng trưởng doanh thu từ sản phẩm mới: 30%

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại xây dựng KPI chung chung, không thể đo lường được. Điều này khiến cho KPI không thể đánh giá chính xác hiệu suất công việc của nhân viên.

4. KPI không liên quan đến lương thưởng

KPI cần được liên quan đến lương thưởng của nhân viên. Điều này sẽ giúp nhân viên có động lực để hoàn thành KPI và góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại không liên quan KPI với lương thưởng của nhân viên. Điều này khiến cho KPI không có tác động thực tế đến hiệu suất làm việc của nhân viên.

5. KPI không được truyền đạt rõ ràng cho nhân viên

Sau khi xây dựng KPI, doanh nghiệp cần truyền đạt rõ ràng cho nhân viên về mục tiêu, ý nghĩa và cách tính toán KPI. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ về KPI và có định hướng để hoàn thành KPI.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại không truyền đạt rõ ràng KPI cho nhân viên. Điều này khiến cho nhân viên không hiểu rõ về KPI và dẫn đến những hiểu lầm, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả của KPI.

Trong một cuộc đua, chiếc xe nào có tốc độ nhanh nhất, khả năng bứt phá tốt nhất sẽ là người về đích đầu tiên. Trong kinh doanh cũng vậy, doanh nghiệp nào có hệ thống KPIs hiệu quả sẽ là doanh nghiệp thành công.

KPIs là các chỉ số đánh giá hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn tổ chức, doanh nghiệp. KPI có vai trò quan trọng trong việc theo dõi, giám sát, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp xác định được các lĩnh vực cần cải thiện, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động.

So với chiếc xe trong cuộc đua, KPIs chính là động cơ, là đôi chân, là đôi tay giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống KPIs một cách bài bản, khoa học để đạt được hiệu quả cao.

Để xây dựng một hệ thống KPIs hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xác lập chiến lược và xây dựng bản đồ chiến lược, mục tiêu công ty

• Xác định viễn cảnh, tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
• Cụ thể hóa chiến lược của doanh nghiệp thành các mục tiêu và các chỉ số đo lường đối với từng nội dung/khía cạnh của thẻ điểm cân bằng.
• Minh họa các mối quan hệ nhân quả giữa kết quả mong muốn về các khía cạnh tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi và phát triển thông qua Bản đồ chiến lược
• Xây dựng các chỉ số KPI cấp công ty theo bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi – phát triển

• Xác định trọng số cho các nhóm chỉ số KPIs

• Phân bổ các KPI công ty xuống các đơn vị
• Người thực hiện: Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo cấp cao của công ty..

Bước 2: Xác định mục tiêu cấp đơn vị và xây dựng KPI đơn vị

• Phân bổ các KPI đơn vị xuống các vị tríThiết lập các chỉ số KPI đơn vị đảm bảo các yêu cầu đặt ra tương thích với mục tiêu của đơn vị và bám sát với mục tiêu của công tyXác định các chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị 
• Thiết lập các mục tiêu trọng tâm của đơn vị để hoàn thành các chức năng trọng tâm của đơn vị
• Phân bổ các KPI đơn vị xuống các vị trí
• Người thực hiện: Trưởng đơn vị

Bước 3: Xác định mục tiêu vị trí và xây dựng hệ thống KPI cá nhân

• Xây dựng/xem xét lại Bản Mô tả công việc:

1. Nhiệm vụ của từng chức danh; 
2. Tiêu chuẩn và kết quả cần đạt được

• Việc phát triển hệ thống chỉ số KPIs sẽ bao gồm các công việc sau:

1. Quyết định các mục tiêu của vị trí công việc
2. Xác định tầm quan trọng mỗi mục tiêu
3. Phát triển KPI đảm bảo các yêu cầu đặt ra phù hợp với mục tiêu của đơn vị

• Người thực hiện: Các cá nhân

______________________________________________________________________________

Để xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn của VietEz. VietEz là một công ty tư vấn quản trị nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, triển khai và cung cấp các giải pháp quản trị nhân sự toàn diện.

VietEz cung cấp các dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI, khung năng lực, Lương 3P, định mức định biên lao động. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, VietEz cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp quản trị nhân sự hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc và phát triển bền vững.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HROffice – Sản phẩm được phát triển bởi Công ty CP VietEz Việt Nam và Công ty ICT4D Việt Nam để hỗ trợ việc quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả. Phần mềm HROffice là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đánh giá nhân sự.

Với sự hỗ trợ của VietEz và phần mềm HROffice, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra và phát triển bền vững.